Estamos em busca de uma secretária para atuar em tempo integral, responsável por todas as rotinas administrativas com foco em: atendimento inicial ao cliente, organização de documentos, alimentação de sistema e suporte operacional aos sócios e à equipe jurídica.
Principais responsabilidades
* Atendimento e relacionamento com o cliente
* Realizar o atendimento inicial via WhatsApp, acolhendo o cliente de forma humanizada, clara e respeitosa.
* Coletar informações básicas do caso e encaminhar internamente para o responsável adequado.
* Manter contato diário com clientes via WhatsApp, sempre que necessário, para atualizações, envio de documentos e orientações simples.
* Garantir que nenhum cliente fique sem resposta, dentro do prazo.
* Organização de documentos e processos internos
* Abertura e manutenção de pastas (físicas e digitais) de clientes e processos, seguindo o padrão do escritório.
* Solicitação, conferência e arquivamento de documentos de representação (procurações, contratos, declarações etc.).
* Auxílio na organização e acompanhamento de processos, em apoio à equipe jurídica (sem elaboração de peças).
* Manter as pastas sempre atualizadas, facilitando a atuação dos advogados.
* Uso de sistemas e tecnologia (Astrea e demais ferramentas)
* Preenchimento e atualização de dados no sistema Astrea (cadastro de clientes, processos, prazos e movimentações básicas).
* Registro de contatos importantes, informações relevantes de cada cliente e histórico de atendimentos.
* Apoio à padronização de rotinas: seguir checklists, fluxos internos e modelos definidos pela controladoria/gestão.
* Tratar o cliente como gostaria de ser tratada: com respeito, empatia e escuta ativa.
* Garantir que o cliente se sinta informado, acompanhado e seguro em todas as etapas do contato com o escritório.
* Manter a postura profissional e ética em todas as comunicações (especialmente via WhatsApp)
Requisitos
* Ensino médio completo (desejável curso técnico ou superior em andamento em secretariado ou Administração)
* Experiência prévia em funções administrativas (diferencial: experiência em escritório de advocacia ou ambiente jurídico).
* Domínio de ferramentas digitais (WhatsApp Business, pacote Office, e-mail e sistemas de gestão).
* Excelente comunicação escrita e verbal, com boa redação em português.
* Organização, atenção aos detalhes e capacidade de seguir rotinas.
* Discrição e compromisso com o sigilo de informações sensíveis.
Escolaridade Mínima: Ensino Médio (2º Grau)
* Bônus por desempenho.
* Vale Refeição (VR). .
* Vale Transporte (VT).
* Plano de carreira estruturado.
* Possibilidade de home office após 6 meses, conforme desempenho