Descrição do Cargo
Garantir o funcionamento administrativo eficiente da unidade de importação e distribuição, por meio da execução, controle e melhoria contínua de processos operacionais. Asegurar o suporte necessário às áreas internas e a conformidade com os padrões corporativos.
Atribuições Principais:
1. Imprimir em duas vias os pedidos liberados no sistema ERP360 e entregar ao setor de estoque para separar a mercadoria;
2. Ao receber uma via do pedido assinada, emitir a nota fiscal pelo sistema ERP360;
3. Emitir imposto da nota fora do Estado pelo sistema ERP360 e enviar por e-mail ao financeiro para ser pago;
4. Conferir o comprovante de pagamento quando receber por e-mail do financeiro com a guia do imposto e anexar na nota;
5. Solicitar transportadora diariamente por e-mail e WhatsApp, e fazer a contagem da quantidade a ser embarcada para atualizar o total do carregamento;
6. Organizar o processo da nota anexando os boletos, guia do imposto e comprovante de pagamento do imposto para liberar o embarque da mercadoria;
7. Enviar e-mail ao setor contábil para cancelar notas;
8. Enviar e-mail ao departamento contábil e financeiro da nota de devolução e acompanhar o processo até a entrada da mercadoria no estoque;
9. Arquivar e organizar notas e documentos no arquivo;
10. Realizar as atividades da Analista Administrativa nas suas férias e quando estiver ausente;
11. Passar cartão na maquineta de cliente retira quando a forma de pagamento for cartão de crédito ou débito;
12. Gerar etiquetas das mercadorias que serão embarcadas pelo sistema ERP360;
13. Fazer ficha do chapa e após assinada enviar para o e-mail do financeiro para ser realizado o pagamento;
14. Realizar o processo da frota na ausência da responsável pela atividade;
15. Dar entrada em nota de transferência pelo sistema ERP360;
16. Atender e emitir nota de cliente retira na filial;
17. Desenvolvimento de melhorias nos processos administrativos da filial;
18. Padronização de procedimentos administrativos locais conforme diretrizes da matriz;
19. Geração de relatórios analíticos para tomada de decisão da liderança;
20. Apoio a auditorias externas com levantamento e justificativas documentais;
21. Suporte à liderança em reuniões de resultados e planejamento;
22. Treinamento e mentoria para novos assistentes administrativos;
23. Monitoramento e análise crítica de indicadores administrativos;
24. Propostas de ações para redução de custos operacionais administrativos;
25. Apoio à liderança na revisão de contratos locais e aditivos;
26. Avaliação da aderência a normas e regulamentos internos;
27. Participação em comitês internos ou fóruns operacionais;
28. Comunicação direta com supervisores, coordenadores e gerentes regionais;
29. Gestão de documentação sigilosa com responsabilidade e segurança;
30. Criação de procedimentos operacionais padrão (POPs) para rotinas administrativas.