Cargo : Secretária Executiva
Tipo de contrato : Temporário (contratação feita pela Randstad) (9 meses)
Benefícios : Assistência Médica, Assistência Odontológica, Seguro de Vida, e VR de R$ 41,50 / dia, VT
Modalidade De trabalho : Híbrido (3x presencial - 2x Remoto / flexível) Disponibilidade para estar presencialmente quando o presidente estiver na empresa
Horário de trabalho : seg a qua das 8h00 às 18h00 e qui e sex 8h às 17h30
Local de trabalho : Av. Paulista, Bela Vista, São Paulo - SP / Em fevereiro o escritório mudará de endereço - (próximo a estação de trem Morumbi)
Principais Atividades :
Será o principal ponto de contato para constituintes internos e externos em todos os assuntos pertinentes ao Gabinete do Presidente / CFO / Diretor de RH.
Será o elo de ligação com o conselho de administração e equipes de alta gerência; Organiza e coordena os esforços de divulgação executiva e relações externas; Supervisiona projetos especiais.
Tarefas administrativas para o Presidente / CFO / Diretor de RH, incluindo : gerenciar um calendário extremamente ativo de compromissos; preencher relatórios de despesas; frequentemente usar o sistema SAP para funções financeiras e administrativas, como criação de pedidos de compra e processamento de pagamentos; redigir e preparar apresentações e correspondências que às vezes são confidenciais; organizar planos de viagem complexos e detalhados, itinerários e agendas; organizar eventos e compilar documentos para reuniões relacionadas;
Planeja, coordena e garante que a agenda dos executivos seja seguida e respeitada;
Antecipa e resolve conflitos de agendamento e prioriza assuntos urgentes;
Acompanha orçamentos de viagens e relatórios de despesas, garantindo precisão e conformidade com a política de viagens;
Serve como ponto de contato para assuntos relacionados a viagens para os funcionários e faz a ligação com a agência de viagens;
Comunica-se diretamente e em nome do Presidente;
Trabalha em estreita colaboração e de forma eficaz com os executivos para mantê-los bem informados sobre os próximos compromissos e responsabilidades, fazendo o acompanhamento adequado. Atua como um "barômetro", tendo uma noção dos problemas que ocorrem no ambiente e mantendo os Presidentes atualizados;
Trabalha com a equipe de Iniciativas Estratégicas na coordenação das atividades de divulgação do Presidente;
Acompanha os contatos feitos pelo Presidente e apoia o cultivo de relacionamentos contínuos.
Requisitos técnicos :
Deve ser criativo e gostar de trabalhar em um ambiente pequeno e empreendedor que seja orientado por missão, resultados e comunidade.
Necessário ter capacidade de exercer bom senso em uma variedade de situações, com forte comunicação escrita e verbal, habilidades administrativas e organizacionais, e a capacidade de manter um equilíbrio realista entre múltiplas prioridades. Deve ser capaz de trabalhar sob pressão às vezes para lidar com uma ampla variedade de atividades e assuntos confidenciais com discrição.
É necessário ter diploma de bacharel
Experiência comprovada no suporte a executivos de nível C e empresas multinacionais que trabalham com diretores administrativos
Experiência e interesse em comunicação interna e externa;
Habilidades de comunicação escrita e verbal de nível especializado
Proficiente em Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e Power Point), Adobe Acrobat e plataformas web de mídia social.
Fortes habilidades organizacionais que refletem a capacidade de executar e priorizar múltiplas tarefas perfeitamente com excelente atenção aos detalhes
Habilidades interpessoais muito fortes e capacidade de construir relacionamentos com as partes interessadas, incluindo funcionários, membros do conselho, parceiros externos e doadores
Jogador de equipe altamente engenhoso, com capacidade de também ser extremamente eficaz de forma independente.
Inglês avançado / fluente (presidente fala inglês). (Atas realizadas em inglês).
Local de trabalho :
São Paulo, SP
Regime de contratação de tipo :
Temporário
Jornada :
Período Integral
Nível hierárquico :
Analista
#J-18808-Ljbffr