Estamos em busca de uma profissional organizada, proativa e com excelente comunicação para atuar como Secretária Executiva, prestando suporte direto à diretoria.
Dentre as responsabilidades, temos, gerenciarmento de agendas, reuniões, compromissos e demandas administrativas, garantindo fluidez e eficiência no dia a dia da liderança da empresa.
Formação:
Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Comunicação, Relações Públicas ou áreas correlatas.
Habilidades Técnicas:
Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook).
Facilidade com ferramentas de videoconferência (Zoom, Google Meet, Teams).
Excelente comunicação escrita e verbal.
Organização de arquivos e controle de documentos.
Capacidade de lidar com múltiplas frentes de trabalho simultaneamente.
Habilidades Comportamentais:
Discrição e postura ética.
Proatividade e autonomia.
Relacionamento interpessoal respeitoso e empático.
Atenção a detalhes, pontualidade e responsabilidade.
Adaptabilidade e disposição para apoiar a liderança de forma ampla e confiável.
Gerenciar a agenda da diretoria, acompanhando compromissos, reuniões e prazos.
Apoiar na realização de agendamentos com clientes internos e externos.
Organizar pautas e atas de reuniões, acompanhando desdobramentos e pendências.
Monitorar a agenda e uso da sala de reuniões da diretoria.
Elaborar e responder e-mails institucionais com clareza, fluidez e postura profissional.
Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo fácil acesso às informações.
Apoiar a diretoria em rotinas administrativas diversas, inclusive em temas de ordem pessoal quando necessário, com alto nível de discrição.
Realizar o cadastro e monitoramento da validade de credenciamentos institucionais junto a órgãos, parceiros ou entidades conforme a necessidade da diretoria.
Viabilizar, junto às áreas da empresa, cópias, autenticações, envios de documentos, encomendas e outras providências logísticas, conforme demandas da diretoria.
Colaborar na elaboração de relatórios, apresentações e comunicações executivas.
Apoiar a organização de eventos e atividades institucionais vinculadas à diretoria.
Realizar interface com clientes, órgãos públicos, visitantes e demais áreas da empresa, com cordialidade e postura profissional.
Autorizar a entrada e recepcionar visitantes, assegurando um atendimento adequado e alinhado ao perfil institucional.
Realizar interface com agências de viagens, organizando a logística de deslocamentos da diretoria (emissão de passagens, locações de veículos, hospedagens, entre outros).