O Instituto Gabriel Gastal é uma organização do terceiro setor dedicada a ampliar oportunidades por meio da educação digital, da inovação e da inclusão social. Nosso propósito é contribuir para a formação de crianças, adolescentes e jovens, especialmente em contextos de vulnerabilidade, por meio de iniciativas que unem desenvolvimento humano, cidadania e tecnologia. Acreditamos no poder da educação como ferramenta de transformação e na construção de caminhos mais justos, inclusivos e preparados para o futuro.
Descrição da posição
Buscamos uma profissional organizada, discreta, proativa e com experiência em rotinas administrativas e executivas, preferencialmente com vivência no terceiro setor, para atuar diretamente no apoio à liderança e na gestão da agenda institucional do Instituto Gabriel Gastal. A Secretária Executiva será responsável por dar suporte estratégico e operacional à diretoria, garantindo eficiência na organização de compromissos, comunicação interna e externa, acompanhamento de demandas, elaboração de documentos e interface com diferentes áreas e parceiros.
Principais responsabilidades
Apoiar a diretoria e demais lideranças na organização da rotina executiva.
Gerenciar agenda, compromissos, reuniões, viagens e alinhamentos institucionais.
Organizar pautas, atas, relatórios, apresentações e documentos administrativos.
Realizar atendimento e triagem de contatos internos e externos.
Fazer o acompanhamento de demandas, prazos e encaminhamentos.
Apoiar a comunicação entre áreas, parceiros, fornecedores e stakeholders.
Controlar e organizar arquivos, documentos e informações sigilosas.
Auxiliar na preparação de eventos, reuniões, agendas estratégicas e pautas institucionais.
Apoiar rotinas administrativas relacionadas à operação da instituição.
Manter postura profissional, cordial e representativa da imagem do Instituto.
Requisitos
Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração, Gestão ou áreas correlatas.
Experiência prévia como secretária executiva, assistente executiva ou função similar.
Vivência em rotinas administrativas e de apoio à liderança.
Experiência no terceiro setor será um diferencial importante.
Excelentes habilidades de comunicação oral e escrita.
Domínio de pacote Office e ferramentas digitais de organização.
Organização, sigilo, responsabilidade e atenção aos detalhes.
Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente.
Proatividade, flexibilidade e postura resolutiva.
Diferenciais
Experiência com instituições sociais, fundações, associações ou ONGs.
Conhecimento em gestão de agenda institucional e relacionamento com parceiros.
Familiaridade com organização de eventos, reuniões e projetos sociais.
Boa redação e habilidade para produção de comunicados e documentos formais.
Conhecimento básico de rotinas de governança e apoio executivo.
Convite
Se você deseja fazer parte de uma organização comprometida com a transformação social e acredita no poder da educação e da inovação para mudar realidades, essa é a sua oportunidade. Venha contribuir com um trabalho que gera impacto real e ajuda a construir um futuro mais justo e inclusivo. Estamos em busca de pessoas engajadas, organizadas e que queiram crescer junto com a gente.
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