Descrição e Responsabilidades:
Horário: De segunda à sexta, das 9h às 18h com 1h de almoço
Nível: Profissional
Regime de contratação: Efetivo – CLT
MISSÃO DO CARGO ANALISTA SECRETÁRIA
Executar atividades técnicas e administrativas de acordo com o Book de Processos da área de atuação, aplicando competências para analisar e otimizar fluxos de processos, bem como identificar oportunidades de melhoria, executar procedimentos operacionais determinados, ser proativo e tomar decisões que impactem positivamente os resultados e a competitividade da organização.
ATRIBUIÇÕES DO CARGO
1. Executar os processos descritos no Book de Processos da instituição relativos às suas atividades e área de atuação.
2. Efetuar diagnósticos e levantamentos de necessidades em sua área de atuação, apoiando a liderança nos processos de transformação organizacional.
3. Participar de comitês, comissões, colegiados e demais grupos de trabalho que se fizerem necessários, visando ao desenvolvimento e à melhoria contínua organizacional.
4. Prestar atendimento a clientes internos e externos, dentro de sua área de conhecimento e atuação, assegurando a clareza e precisão das informações a serem disponibilizadas.
5. Cumprir diretrizes, políticas, normas, regulamentos e programas institucionais, assegurando conduta compatível com os direcionadores organizacionais, bem como realizar viagens, a fim de participar de eventos diversos.
6. Propor e elaborar ações dando suporte à tomada de decisão que atendam às diretrizes estratégicas, incluindo planos de trabalho, orçamentos e demandas administrativas diversas.
7. Propor, planejar, coordenar, executar, monitorar e avaliar a operacionalização de atividades, projetos e eventos.
8. Prestar suporte técnico às Diretorias, às Gerências, aos Conselhos e às cooperativas, desenvolvendo e acompanhando projetos, processos e eventos institucionais.
9. Desenvolver estudos e análises de dados, documentos e informações dando apoio e suporte às tomadas de decisão em projetos e processos específicos considerando sua área de conhecimento e atuação.
10. Elaborar relatórios, pareceres ou documentos com informações referentes a sua área de conhecimento e atuação.
11. Orientar clientes internos ou externos com base em diagnósticos e análises realizados.
12. Elaborar, emitir e controlar relatórios, documentos, pareceres e informações relativas ao seu campo de atuação.
13. Levantar, analisar e tratar dados para a geração de informações relevantes para a área de atuação.
14. Receber, conferir, controlar e manter a guarda física e/ou eletrônica de documentos, assim como elaborar e manter atualizados os procedimentos e documentos de sua área de atuação.
15. Manter atualizados os relatórios, ferramentas e/ou controles com o progresso dos projetos/atividades, planos de ação e rotinas.
16. Acompanhar o desempenho e execução de projetos e atividades, planos de ação e rotinas da área, corrigindo distorções cotidianas, bem como, apresentando sugestões de melhoria ou facilitando a execução para a sua liderança.
17. Efetuar cálculos diversos que se fizerem necessários à realização de suas atividades.
18. Participar, planejar, organizar e realizar palestras, treinamentos, cursos e eventos de capacitação diversos em sua área de atuação, visando ao desenvolvimento e à disseminação de conhecimento.
ATRIBUIÇÕES DA FUNÇÃO
1. Executar os processos descritos no Book de Processos da instituição relativos às suas atividades e área de atuação.
2. Secretariar dirigentes, garantindo a organização, eficiência e suporte administrativo conforme suas necessidades e para o bom funcionamento organizacional.
3. Atualizar, organizar e acompanhar as agendas dos dirigentes, gestores e colaboradores, garantindo o cumprimento dos compromissos institucionais.
4. Providenciar e orientar as atividades e serviços de apoio logístico necessários à realização de reuniões, solenidades, entrevistas e outros eventos internos e externos de interesse dos dirigentes.
5. Realizar a gestão de documentos e correspondências controlando a recepção, a devolução e o arquivamento de documentos ou correspondências físicos ou eletrônicos encaminhados aos dirigentes, ou a instituição como um todo.
6. Apoiar dirigentes, gestores e demais colaboradores nas providências relativas a viagens nacionais e internacionais, inclusive, na prestação de contas das referidas viagens.
7. Redigir documentos diversos a partir das normas de redação oficial e elaborar e organizar relatórios e apresentações conforme demanda dos dirigentes e gestores.
8. Realizar atividades de apoio administrativo, como controle de despesas, compras de materiais de escritório, organização de arquivos e manutenção da limpeza do ambiente de trabalho.
9. Colaborar com outras áreas da empresa, fornecendo suporte administrativo e secretarial conforme necessário.
10. Coordenar as listas de transmissão institucionais de Whatsapp para enviar correspondências oficiais às cooperativas.
Requisitos:
REQUISITOS MÍNIMOS E OBRIGATÓRIOS DA VAGA ANALISTA SECRETÁRIA
ESCOLARIDADE *Diploma de ensino superior completo, reconhecido pelo Ministério da Educação (MEC) em uma das áreas a seguir: Secretariado Executivo, Administração, Relações Internacionais ou Relações Públicas. Proficiência em Língua Inglesa (obrigatória) - A comprovação poderá ser realizada por: Certificados de Exames de Proficiência, Diplomas Acadêmicos ou Cursos de Inglês (nível avançado).
EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL *Experiência mínima de 6 (seis) meses em cargo de nível superior, com atuação em atividades da área de Secretaria Executiva, com vivência em pelo menos 3 (três) das atividades descritas a seguir:
* Exercício como ponto focal na comunicação executiva institucional, assegurando clareza, alinhamento, confidencialidade e adequada interlocução com stakeholders internos e externos, incluindo suporte à interação com conselhos, comitês e instâncias de governança;
* Planejamento, organização e acompanhamento de reuniões de alta liderança, incluindo elaboração de pautas, atas, registros e follow-up de deliberações;
* Gestão, controle, organização e guarda de documentos, incluindo recebimento, registro, distribuição e monitoramento de documentos, e-mails e correspondências institucionais;
* Coordenação e administração de agendas institucionais e de dirigentes, com organização de compromissos, convites e convocações para reuniões;
* Apoio logístico e administrativo a dirigentes, incluindo organização de viagens, reservas, prestação de contas e suporte à realização de reuniões e eventos internos;
* Elaboração, revisão e padronização de documentos oficiais, tais como correspondências, atas e relatórios, assegurando clareza, precisão e padrão institucional;
* Atendimento institucional, recepção e interlocução com visitantes, convidados e parceiros, mantendo postura profissional e cordial;
* Apoio às atividades de protocolo, cerimonial e comunicação organizacional em eventos institucionais.
CRITÉRIOS ADICIONAIS *Os critérios abaixo não são obrigatórios, sendo considerados como diferencial na análise do perfil do candidato, sem caráter eliminatório.
* Experiência profissional prévia em entidades integrantes do Sistema S;
* Todos os requisitos mínimos e obrigatórios serão considerados para fins de análise e poderão resultar na eliminação do candidato em qualquer etapa do processo seletivo.
Todas as informações referentes a este processo seletivo estão disponíveis no site do SESCOOP/DF.
Recomendamos que os(as) candidatos(as) leiam atentamente os comunicados disponíveis antes de realizar a inscrição, pois eles contêm orientações importantes sobre as etapas, prazos e critérios do processo.
Benefícios:
Assistência médica, Assistência odontológica, Auxílio combustível, Auxílio creche, Auxílio educação, Celular corporativo, Day Off, Plano de Cargos, Carreiras e Salários, Seguro de Vida, Vale-alimentação, Vale-refeição, Vale-transporte