Estamos em busca de um(a) Assistente Administrativo para apoiar nas atividades de gestão de agendas e eventos da Diretoria Executiva e acompanhar as atividades de facilities no escritório da Associação Open Finance no time Administrativo e de Facilities. Aqui na Open Finance Brasil, valorizamos inovação, colaboração e autonomia. Se você busca um ambiente dinâmico, com oportunidades de crescimento e impacto real, queremos te conhecer! O que você vai fazer por aqui: Apoiar a secretaria na gestão e organização das agendas dos executivos, incluindo o planejamento de reuniões, compromissos, prazos e eventos com convites, reservas de salas, material de apoio e outros insumos necessários Apoiar a secretaria na organização de viagens corporativas (passagens, hospedagem, aprovações, transfers e prestação de contas) Atuar como ponto de contato entre executivos e stakeholders internos/externos Apoiar a secretaria na triagem e gestão de e-mails, ligações e correspondências Elaboração de relatórios, apresentações e documentos executivos Controlar despesas, reembolsos e processos administrativos relacionados à diretoria Garantir a confidencialidade de informações estratégicas e sensíveis Antecipar demandas e necessidades do executivo, atuando de forma proativa Acompanhar prazos e entregas, garantindo o cumprimento das agendas e compromissos Apoiar processos internos, como aprovações, assinaturas e fluxos administrativos Intermediar comunicação entre áreas, facilitando o fluxo de informações. Apoiar na gestão dos processos de facilities e de governança do escritório da Associação com as demandas vinculadas à conservação e gestão de terceiros Apoiar na gestão dos processos de contratos, compras de materiais e gestão de estoques O que esperamos de você: Residir em São Paulo, capital; Domínio do Pacote Office (principalmente Outlook, Excel e PowerPoint) Experiência prévia em funções similares como por exemplo Secretária Executiva, Governanta ou funções administrativas Gestão de agenda complexa e organização de compromissos Organização de viagens corporativas (passagens, hospedagem, logística) Experiência no suporte direto a executivos (diretores, C-level, etc.) Vivência em ambientes corporativos dinâmicos Experiência com organização de reuniões, eventos e agendas institucionais Atuação com stakeholders internos e externos Experiência em empresas de médio/grande porte Conhecimento em ferramentas de gestão de tarefas Excelente comunicação verbal e escrita Organização e atenção a detalhes Discrição e confidencialidade no tratamento de informações sensíveis Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente Habilidade na solução de problemas e capacidade criativa. Diferenciais que contam pontos: Cursos técnicos voltados para secretariado executivo, gestão de facilities e processos; Vivência em empresa financeira ou de tecnologia; Cursando ou superior completo em Administração, Engenharia, Gestão de Facilities, logística ou áreas correlatas.