Assistente Administrativo
Responsabilidades – Assistente Administrativo Pleno (Programa Escola Protagonistas)
1. Suporte administrativo e operacional do programa
- Apoiar a coordenação do Programa Escola Protagonistas na organização e execução das rotinas administrativas e operacionais.
- Garantir que todas as demandas administrativas do programa estejam organizadas, registradas e acompanhadas até sua conclusão.
- Organizar e manter atualizados documentos, registros e relatórios do programa.
2. Controle de processos e documentação
- Elaborar, organizar e controlar documentos relacionados ao programa (listas, cadastros, formulários, termos, ofícios, relatórios e registros de entrega).
- Apoiar a formalização de contratos, termos de adesão e documentos de parceria com escolas, municípios e distribuidores.
- Garantir que a documentação do programa esteja completa e padronizada, seguindo orientações internas e exigências legais quando aplicável.
3. Organização de cronogramas, agenda e logística
- Controlar agendas e cronogramas de reuniões, formações, eventos e entregas vinculadas ao programa.
- Apoiar a logística de formações presenciais e online (convites, confirmações, listas de presença, estrutura, materiais, links, gravações e certificados).
- Acompanhar prazos e garantir alinhamento com as áreas envolvidas (pedagógico, comercial, marketing, TI e produção editorial).
4. Atendimento e comunicação com públicos do programa
- Realizar contato com escolas, gestores, professores, distribuidores e parceiros para alinhamentos operacionais.
- Organizar e responder comunicações institucionais do programa (e-mails, mensagens, confirmações e orientações).
- Registrar solicitações e demandas recebidas, garantindo encaminhamento correto e retorno dentro do prazo.
5. Controle de materiais, pedidos e distribuição
- Controlar pedidos de materiais físicos e digitais vinculados ao programa (kits, apostilas, brindes, materiais de formação).
- Apoiar processos de envio e distribuição, garantindo conferência de quantidades, endereços e prazos.
- Acompanhar entregas junto a transportadoras e fornecedores, registrando ocorrências e solucionando pendências.
6. Apoio no controle financeiro e prestação de contas
- Apoiar o acompanhamento de custos do programa (eventos, materiais, fornecedores, viagens e demandas operacionais).
- Solicitar orçamentos, organizar propostas e apoiar comparativos para tomada de decisão.
- Controlar e organizar notas fiscais, comprovantes e relatórios de despesas do programa, em alinhamento com o setor administrativo-financeiro.
7. Apoio à gestão e monitoramento de indicadores
- Apoiar a organização de dados do programa (escolas atendidas, cronogramas cumpridos, formações realizadas, adesões e entregas).
- Alimentar planilhas e sistemas internos com informações atualizadas e consistentes.
- Auxiliar na elaboração de relatórios periódicos para acompanhamento da gestão e tomada de decisão.
8. Interface com áreas internas e fornecedores
- Atuar como ponto de apoio operacional entre o Programa Escola Protagonistas e as demais áreas da Microkids.
- Acompanhar demandas junto a fornecedores e prestadores de serviço, garantindo alinhamento de entregas e prazos.
- Apoiar a organização de briefings e encaminhamentos internos, reduzindo retrabalho e falhas de comunicação.
9. Organização e melhoria contínua
- Propor melhorias de rotina administrativa, organização de arquivos, fluxos e checklists do programa.
- Apoiar a padronização de processos operacionais do Escola Protagonistas, contribuindo para maior eficiência e escalabilidade.
Requisitos e Competências
- Experiência anterior na área administrativa (nível pleno).
- Organização, disciplina e forte senso de responsabilidade com prazos.
- Atenção a detalhes e capacidade de lidar com múltiplas demandas simultâneas.
- Boa comunicação oral e escrita (e-mails, mensagens institucionais e alinhamentos com escolas).
- Domínio de Excel/Google Sheets e ferramentas de escritório.
- Capacidade de acompanhar processos e garantir execução até a conclusão.
- Proatividade, flexibilidade e boa capacidade de resolução de problemas.
- Familiaridade com ferramentas de organização (Trello, ClickUp, Notion ou similares) será diferencial.
Remuneração e Benefícios:
- Salário: R$ 4.800,00
- VA/VR: 1.500,00
- Day off no aniversário
- Apoio a capacitação (cursos, eventos, congressos, feiras como a Bett)
- Programa de bônus anual por cumprimento de metas de produção/prazos)
* Inscrições até o dia 12/05