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Secretária executiva

Limeira
Netvagas
Secretária
Anunciada dia 30 julho
Descrição

Como é o ambiente de trabalho?
Nós, do KaBuM, buscamos pessoas apaixonadas por tecnologia, obcecadas por agilidade, qualidade e excelência no atendimento. Todas as oportunidades são abertas para todas as pessoas, sem distinção de gênero, identidade de gênero, orientação sexual, raça, etnia, religião, idade e deficiência.

Responsabilidades da Oportunidade
Atividade
Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências.
Atender usuários externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idiomas estrangeiros. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.

Assessorar direção:

* Administrar agenda pessoal das direção; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões
Atender pessoas:
* Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encami-nhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
Gerenciar informações:
* Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.
Elaborar documentos:
* Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.
Controlar correspondência:
* Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
Organizar eventos e viagens:
* Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).
Supervisionar equipes de trabalho:
* Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.
Arquivar documentos:
* Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
* Utilizar recursos de Informática.
* Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Requisitos


* Formação superior completa;
* Experiência comprovada;
* Inglês(diferencial)
* Conhecimento em Pacote Office;

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