Estamos em busca de uma Secretária Executiva organizada, proativa e com excelente capacidade de comunicação para atuar no suporte direto à liderança executiva, garantindo uma rotina mais fluida, estratégica e eficiente.
Essa profissional terá um papel essencial na gestão da agenda, organização de compromissos, preparação de materiais executivos, elaboração de atas de reuniões e apoio em demandas administrativas e institucionais. Também será responsável por acompanhar o executivo em viagens, eventos e agendas externas, contribuindo para o bom andamento dos compromissos e para a qualidade das interações com áreas internas, parceiros, fornecedores e clientes.
Principais atividades:
* Gerenciar a agenda do executivo, organizando compromissos, reuniões, eventos e prioridades do dia a dia;
* Realizar o agendamento e a confirmação de reuniões internas e externas;
* Preparar materiais, documentos, apresentações e informações necessárias para reuniões, comitês, eventos e compromissos estratégicos;
* Elaborar atas de reuniões, registrando principais discussões, decisões tomadas, responsáveis e prazos de acompanhamento;
* Apoiar no follow-up das pendências e encaminhamentos definidos em reuniões;
* Apoiar na organização de viagens corporativas, incluindo reservas de passagens, hospedagens, traslados, roteiros e prestação de contas;
* Acompanhar o executivo em viagens, eventos e compromissos externos, quando necessário;
* Atuar como ponto de contato entre o executivo, áreas internas, parceiros, fornecedores e clientes;
* Garantir confidencialidade e discrição no tratamento de informações estratégicas e sensíveis;
* Apoiar na organização de eventos, encontros corporativos e compromissos institucionais;
* Antecipar necessidades da rotina executiva, contribuindo para maior eficiência e fluidez nas atividades do executivo.
Requisitos desejáveis:
* Experiência anterior como Secretária Executiva, Assistente Executiva ou função similar;
* Excelente organização, comunicação e postura profissional;
* Boa capacidade de redação para elaboração de atas, comunicados e materiais de apoio;
* Habilidade paraestruturar apresentações executivas e documentos corporativos;
* Discrição, proatividade e capacidade de lidar com informações confidenciais;
* Disponibilidadepara viagens e acompanhamento do executivo em agendas externas;
* Habilidade paralidar com múltiplas demandas e mudanças de prioridade;
* Conhecimento empacote Office, PowerPoint, ferramentas de agenda e organização;
* Boa escrita, relacionamento interpessoal e atenção aos detalhes.