SECRETÁRIA:
Descrição da Vaga:
Buscamos profissional para atuar como Secretária, atuará prestando suporte administrativo e operacional à Presidência e a Diretoria da empresa, facilitando o fluxo de trabalho, organizando agendas e documentos, além de contribuir para as atividades e projetos da empresa, garantindo a organização, eficiência e agilidade nos processos administrativos.
Responsabilidades:
Gestão de Agenda: Organizar e controlar a agenda da Presidência e Diretoria, agendando compromissos, reuniões e viagens.
Atendimento Telefônico, E-mail e redes sociais, Filtragem de Comunicação: Atender chamadas telefônicas, enviar e responder e-mails, enviar e responder whatsapp filtrando as informações e direcionando para os responsáveis conforme necessário.
Organização de Reuniões: Planejar, agendar e organizar reuniões, providenciando materiais e informações necessárias.
Elaboração de Relatórios e Documentos: Preparar relatórios, apresentações, e outros documentos administrativos conforme a demanda da diretoria.
Controle de Viagens: Organizar viagens, incluindo reservas de passagens, hospedagem, transporte e planejamento da logística.
Atendimento a Fornecedores e Clientes: Realizar comunicação com fornecedores, clientes e outros stakeholders em nome da Presidência e Diretoria, garantindo a eficiência nos processos administrativos.
Gestão de Documentos: Organizar e arquivar documentos e contratos de forma eficiente, garantindo fácil acesso e controle.
Controle de Despesas: Gerenciar o controle de despesas de viagens e outros custos relacionados à diretoria.
Comunicação Interna e Externa: Facilitar a comunicação entre os diversos departamentos da empresa e as partes externas.
Conhecimento e Habilidades:
Formação: Ensino superior completo ou cursando em Secretariado.
Experiência: Experiência prévia em funções administrativas – em apoio à diretoria será um diferencial.
Habilidades:
Senso de organização e capacidade de multitarefa.
Boa comunicação verbal e escrita.
Proatividade e capacidade de tomar decisões rápidas.
Conhecimento de ferramentas de produtividade, como Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), E-mail, Whatsapp.
Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos rigorosos.
Competências Desejáveis:
Conhecimento em gestão de agenda executiva e logística de viagens.
Fluência em inglês será um diferencial
Residir em São José dos Campos ou Jacareí
Disponibilidade para início imediato.
Benefícios: Vale transporte, Auxílio alimentação
Carga horária semanal: 44 Horas
Regime de Contratação: CLT
Salário: Pretensão Salarial