Responsável por assessorar diretamente a Presidência e a Alta Gestão, garantindo a gestão eficiente da agenda executiva, organização de compromissos estratégicos, suporte administrativo e coordenação de demandas profissionais e pessoais, com o objetivo de otimizar o tempo dos executivos e permitir foco nas decisões estratégicas e no crescimento da organização.
Atua como gestora do escritório executivo, coordenando agendas complexas, viagens, eventos, documentos confidenciais, fornecedores e serviços diversos, assegurando organização, discrição e eficiência em todas as atividades que envolvem a rotina da liderança.
Também é responsável por apoiar no planejamento e execução de eventos corporativos e pessoais, gestão de documentos e controle de orçamentos, além de estruturar soluções e serviços que contribuam para a fluidez das atividades executivas.
Principais Responsabilidades
Gestão Estratégica da Agenda Executiva
Planejar, organizar e priorizar agendas profissionais e pessoais da alta gestão.
Coordenar reuniões estratégicas, compromissos institucionais e eventos.
Preparar materiais de apoio, pautas e registros de reuniões quando necessário.
Coordenação de Viagens e Logística Executiva
Planejar viagens nacionais e internacionais (profissionais e pessoais).
Realizar reservas de passagens, hospedagens, restaurantes e transporte.
Controlar documentação necessária e acompanhar despesas relacionadas.
Gestão de Documentos e Informações Confidenciais
Elaborar documentos, relatórios, apresentações e comunicações executivas.
Organizar e controlar arquivos físicos e digitais de forma estruturada e segura.
Administrar documentos corporativos e pessoais dos executivos.
Planejamento e organização de eventos corporativos e pessoais
Planejar e organizar eventos corporativos, reuniões institucionais e encontros estratégicos.
Apoiar na organização de eventos pessoais dos executivos, como celebrações e recepções.
Coordenar fornecedores, serviços, espaços e logística dos eventos.
Gestão de Serviços e Demandas Executivas
Estruturar e acompanhar demandas operacionais que impactem o tempo dos executivos.
Desenvolver, contratar e coordenar serviços necessários para suporte à presidência.
Solicitar, analisar e controlar orçamentos de fornecedores e prestadores de serviço.
Comunicação e Interface Institucional
Atuar como ponte de comunicação entre a alta gestão, áreas internas, clientes e parceiros.
Filtrar e direcionar contatos, correspondências e demandas externas.
Requisitos
Ensino Superior em Secretariado Executivo, Administração, Relações Públicas ou áreas correlatas.
Experiência sólida no suporte direto à alta gestão, incluindo gestão de agendas complexas, organização de viagens nacionais e internacionais, eventos, documentos confidenciais e coordenação de múltiplas demandas executivas.
Domínio avançado do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
Experiência com ferramentas de gestão e organização administrativa.
Organização de eventos e gestão de fornecedores.
Alto nível de organização e planejamento, agilidade na resolução de problemas.
Discrição absoluta e confidencialidade, forte orientação para serviço e suporte executivo.
Proatividade e antecipação de necessidades, capacidade de lidar com múltiplas demandas simultâneas.
Importante ter disponibilidade de horário e para viagens pontuais.
Benefícios
Vale Refeição
Vale Alimentação
Plano de Saúde
Plano Odontológico
VT ou Auxílio Combustível
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