Assistente administrativo - secretária acadêmica | faculdadebp

Para começar, gostaríamos de te fazer um convite: Vem valorizar a vida com a gente! É isso que nos move todo dia. É isso que fazemos juntos.

A BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo tem uma linda trajetória de mais de 160 anos, marcada por transformações que trazem cada vez mais o nosso olhar único para a saúde, com muita colaboração, diversidade e tecnologia.

Pra isso tudo não ficar só no discurso, contamos com aproximadamente 7.000 colaboradores e 3.000 médicos que simbolizam o cuidado da BP com a saúde. Atendemos mais de 1,8 milhão de pessoas por ano e somos referência no atendimento médico-hospitalar em diversas especialidades, como Cardiologia, Oncologia, Neurologia, entre outras.

E não, não somos apenas um hospital! Somos um hub de saúde. Além dos nossos hospitais, contamos com uma rede de clínicas, medicina diagnóstica e educação e pesquisa que conta com cursos, especializações, além de liderarmos pesquisas de mercado para contribuir para a evolução da medicina.

FORMAÇÃO: Ensino Médio completo. Desejável Ensino Superior em andamento nas áreas de Administração, Secretariado, Gestão ou correlatas.

EXPERIÊNCIA / CONHECIMENTOS: Experiência com atendimento ao público, tanto presencial quanto digital em ambiente educacional. Conhecimento em rotinas administrativas e de secretaria acadêmica.

Boa comunicação e facilidade no uso de ferramentas de atendimento, como e-mail, WhatsApp e obrigatoriamente sistemas acadêmicos (Lyceum e Canvas)

ESPECIALIZAÇÃO / TREINAMENTOS Vivência prévia com recepção, atendimento ao cliente e atendimento no contexto educacional. Treinamentos em uso de ferramentas digitais e sistemas acadêmicos (ex.: Lyceum) serão considerados diferenciais.

IDIOMA: Desejáveis noções básicas de inglês para atendimentos pontuais (não obrigatório).

Responsável por atender estudantes, docentes e demais públicos institucionais, presencialmente ou por meio dos canais digitais, prestando suporte às demandas acadêmicas e administrativas.

• Apoiar os processos acadêmicos relacionados à matrícula, rematrícula, trancamento, cancelamento, transferência, aproveitamento de estudos e demais procedimentos da vida acadêmica dos estudantes.
• Emitir, conferir, organizar e controlar documentos acadêmicos, tais como declarações, históricos escolares, atestados, certificados, diploma digital e demais registros institucionais.
• Manter atualizados os registros acadêmicos nos sistemas institucionais, assegurando a integridade, confiabilidade e confidencialidade das informações.
• Organizar e controlar arquivos físicos e digitais dos cursos, observando os procedimentos internos, requisitos regulatórios e a legislação aplicável.
• Auxiliar no planejamento, organização e execução dos processos seletivos e demais ações promovidas pela Instituição.
• Prestar suporte operacional às atividades de ensino presenciais, remotas síncronas e assíncronas, contribuindo para o adequado funcionamento das aulas e demais ações acadêmicas.
• Apoiar docentes, coordenações de curso, Núcleo Docente Estruturante (NDE) e demais áreas acadêmicas na execução de atividades administrativas e educacionais.
• Acompanhar e controlar lista de presença, frequência acadêmica, cronogramas de aulas, avaliações e demais registros acadêmicos sob responsabilidade da área.
• Auxiliar na coleta, conferência e arquivamento da documentação obrigatória de estudantes e docentes, conforme exigências institucionais e regulatórias.
• Acompanhar calendários acadêmicos, cronogramas institucionais e prazos regulatórios, contribuindo para o cumprimento das atividades previstas.
• Elaborar planilhas, relatórios, indicadores e controles administrativos relacionados às atividades da Secretaria Acadêmica.
• Zelar pelo cumprimento das normas institucionais, da legislação educacional vigente e das diretrizes de proteção e confidencialidade de dados.
• Executar outras atividades correlatas à função, de acordo com as necessidades da área e orientações da gestão.