Recepcionar visitantes à empresa, encaminhando-os às áreas, bem como atender ligações telefônicas, transferindo-as aos ramais
* Atende telefonemas e mensagens de WhatsApp, ou de clientes, fornecedores, transportadoras, solicitando contato com todos departamentos da empresa. Transfere as ligações, quando é o primeiro contato do cliente, anota em planilha um cadastro com o nome do vendedor, horário da ligação, nome do cliente, e nome da empresa, para ter um controle de rodízio entre os vendedores.
* Recepciona pessoas visitantes na empresa, atendendo o interfone, encaminhando-o ao seu destino, quando já agendado, avisa o contato da sua chegada, quando é coleta confirma se o motorista está com sapato fechado, confere nome, documento e placa do veículo. Após a liberação informar ao setor expedição/logística quais pedidos serão carregados e solicitar a entrada do motorista.
* Arquiva Notas Fiscais, por mês e data de emissão em envelopes plásticos, para controle administrativo de sua emissão e de fácil localização.
* Confere pedidos de compra, verificando sua aprovação no sistema informatizado, conferindo sua descrição com a NF, quantidade, para autorizar a entrada do fornecedor.
* Faz controle da planilha de itens de materiais de escritório, para que mensalmente o setor de compras faça a manutenção dos itens. .
* Faz controle de refeições servidas no escritório e fábrica; a fim de apurar o valor total no fechamento de mês dos fornecedores de marmita e padaria, para repasse ao setor de RH e Contas a Pagar.
* Controla o consumo de água e energia diariamente, anotando em controle interno.
* Recebe correspondências, envia para o setor correspondente.
* Agenda reuniões através do Outlook, enviando os convites e organizando os horários da sala de reunião
* Pode, eventualmente, fazer o café para a produção.
* Realiza a atualização de ramais e e-mails, enviando á todos os setores correspondentes.
* Pode, eventualmente, dar apoio às outras áreas na execução de serviços administrativos de pouca complexidade, como arquivamento de documentos, elaboração de planilhas, pesquisa de informações através da Internet, contatos para agendamento de compromissos, etc.
* Arquiva documentos do setor comercial, como pedidos realizados expedidos, anotando data de saída, número do pedido, meio de transporte, para facilitar controles internos, assim como faz o status das entregas, informando o cliente a saída do produto vendido.
* Mantém atenção aos portões, controlando entrada e saída de colaboradores e terceiros, com atenção evitando acessos indevidos e mantendo os portões fechados em caso de não uso.
* Executa outras atividades administrativas relacionadas com o cargo, a critério do superior.
* Cuida da ordem e limpeza do local, equipamentos e ferramentas de trabalho, solicitando serviços de manutenção quando necessário, bem como observa os procedimentos de segurança na operação e o uso apropriado dos EPIs.
* Durante o exercício da sua função, assegurar o cumprimento e atendimento dos 8 princípios Ibilux.
* Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior.