Overview
Application period 29-Aug-2025 to 13-Sep-2025
Responsibilities / Responsabilidades
Portuguese / Português:
* A/O Auxiliar de Administração trabalha em estreita colaboração com a Equipe de Operações do escritório do UNOPS no Brasil, bem como a Liderança do Escritório, para desempenhar as funções-chave abaixo:
* Suporte Administrativo
o Prestar apoio logístico na organização de conferências, workshops e retiros (reservas de sala, materiais, etc.).
o Apoiar na administração do petty cash, processando reembolsos e mantendo registros simples de acordo com os procedimentos.
o Manter e arquivar a documentação física e digital da unidade, seguindo os protocolos de confidencialidade estabelecidos.
* Suporte para viagens, logística e gestão de ativos
o Auxiliar na manutenção e armazenamento adequado dos equipamentos de escritório.
o Manter listas de inventário atualizadas e apoiar a equipe durante as verificações físicas periódicas.
o Registrar a movimentação de equipamentos, garantindo que os formulários apropriados sejam preenchidos.
o Monitoramento cuidadoso da movimentação de equipamentos dentro da área de responsabilidade.
o Implementação de um sistema de gestão e contabilidade de equipamentos para todos os equipamentos e propriedades administrados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS.
o Processamento de requisições de fornecimento para escritórios.
o Administrar o recebimento de bens e equipamentos para o escritório, inspeção e elaboração de relatórios.
o Processar autorizações de viagem e solicitações de reembolso no sistema UNOPS, garantindo que toda a documentação necessária esteja anexada.
* Serviços de custódia, instalações comuns e apoio geral
o Monitorar a prestação de serviços como limpeza e segurança, e comunicar qualquer incidente ao supervisor.
o Servir como ponto de contato para solicitações de manutenção do escritório e ajudar a coordenar os serviços necessários.
* Apoio à assistência à Diretora/Director do país
o Prestar apoio básico na gestão da agenda, como agendamento de reuniões internas.
o Auxiliar na preparação de correspondência e na organização de documentos para reuniões.
Spanish / Español:
* El/La Auxiliar de Administración trabaja en estrecha colaboración con el Equipo de Operaciones de la oficina de UNOPS en Brasil, así como con el liderazgo de la Oficina, para desempeñar las funciones clave a continuación:
* Soporte Administrativo
o Prestar apoyo logístico en la organización de conferencias, talleres y retiros (reservas de sala, materiales, etc.).
o Apoyar en la administración de la caja chica (petty cash), procesando reembolsos y manteniendo registros simples de acuerdo con los procedimientos.
o Mantener y archivar la documentación física y digital de la unidad, siguiendo los protocolos de confidencialidad establecidos.
* Apoyo para viajes, logística y gestión de activos
o Auxiliar en el mantenimiento y almacenamiento adecuado de los equipos de oficina.
o Mantener listas de inventario actualizadas y apoyar al equipo durante las verificaciones físicas periódicas.
o Registrar el movimiento de equipos, garantizando que se completen los formularios apropiados.
o Monitoreo cuidadoso del movimiento de equipos dentro del área de responsabilidad.
o Implementación de un sistema de gestión y contabilidad de equipos para todos los equipos y propiedades administrados por la oficina, de acuerdo con la política de equipos de UNOPS.
o Procesamiento de requisiciones de suministros para oficinas.
o Administrar la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y elaboración de informes.
o Procesar autorizaciones de viaje y solicitudes de reembolso en el sistema de UNOPS, garantizando que toda la documentación necesaria esté adjunta.
* Servicios de custodia, instalaciones comunes y apoyo general
o Monitorear la prestación de servicios como limpieza y seguridad, y comunicar cualquier incidente al supervisor.
o Servir como punto de contacto para solicitudes de mantenimiento de la oficina y ayudar a coordinar los servicios necesarios.
* Apoio a la asistencia al Director País
o Prestar apoyo básico en la gestión de la agenda, como la programación de reuniones internas.
o Auxiliar en la preparación de correspondencia y en la organización de documentos para reuniones.
Education/Experience/Language requirements / Requisitos de educación/Experiencia/Idioma
* Formação
* Diploma de ensino médio é obrigatório; é desejável graduação em administração, gestão pública ou áreas correlatas.
* Experiência: Mínimo de 3 anos de experiência administrativa/operacional em serviços administrativos gerais ou de apoio a operações.
* É necessária experiência com ferramentas Google Suite (Gmail, Docs, Sheets, Slides) ou Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); conhecimento em planilhas e bases de dados.
* Experiência em organizações internacionais, especialmente agências das Nações Unidas, é uma vantagem.
* Idiomas: Português fluente (leitura, escrita, fala); espanhol intermediário (leitura, escrita e comunicação oral); inglês desejável nível intermediário.
Requisitos do posto / Requisitos de la vacante
* Capacidade de elaborar relatórios usando ferramentas como Google Sheets e Google Docs; preparação de relatórios de avanço via Google Slides para apresentações presenciais ou virtuais.
* Contato telefônico e presencial com diversas pessoas.
Ambiente de trabalho / Entorno de trabajo
* Atividades na cidade de Brasilia (Brasília).
* Política de trabalho flexível com presencialidade híbrida; equipamento de informática será fornecido.
Reminders: Think big. Meet challenges head-on. Help people build better lives. UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunities. Our workforce is made up of people from varied nationalities, cultures and races. They speak a range of languages and have different gender identities and sexual orientations, and abilities. We encourage women and candidates from underrepresented groups in UNOPS to apply. These include candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities. Click apply and join us!
Remarks: Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.
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