Descrição de Cargo: Assistente AdministrativoGarantir o fluxo eficiente das operações e o suporte contínuo aos pacientes, familiares e equipe multidisciplinar.
O profissional será responsável por uma variedade de tarefas administrativas e de comunicação, focando na organização, agilidade e cumprimento de prazos.Responsabilidades Principais:Gestão de Solicitações e Pendências:Avaliar e resolver solicitações pendentes de pedidos médicos, medicação não padrão, solicitações de aditivo, solicitações de consultas e outras demandas correlatas.Analisar e-mails e tomar as ações necessárias para resolver pendências.Comunicação e Documentação Digital:Registrar todas as entradas e saídas nos grupos de WhatsApp e manter os grupos atualizados.Organização de Documentos Médicos:Organizar documentos de remoções, incluindo a retirada de cópias da prescrição médica, pedido original de consulta externa, pedido de remoção e demais itens conforme rotina institucional.Agendamento e Suporte Logístico:Realizar a solicitação de agendamento para a Central de Agendamentos, quando pedido.Prestar suporte ao APH (Atendimento Pré-Hospitalar), entrando em contato com a empresa de remoção para solicitar serviços após a autorização da coordenação.Agendar exames específicos, como tomografias e demais exames, abrindo os chamados necessários.Gestão de Recursos e Suprimentos:Realizar o levantamento de materiais e itens de gráfica necessários, para prover a unidade.Monitorar e acompanhar a reposição das pastas de etiquetas.Interação com Pacientes e Familiares:Realizar o agendamento de reuniões com os familiares e o controle para que ocorra em até 07 dias da admissão.Participar de todas as reuniões com familiares, coordenação e equipe multidisciplinar, preencher a ata e incluir no sistema MV.Providenciar o levantamento de prontuários quando solicitado por paciente ou responsável legal.Organização e Controle de Prontuários:Verificar a inclusão de atestados.Realizar quinzenalmente a organização dos prontuários, retirando o excesso de documentos a cada 15 dias, checando a falta de documentação e enviando para o setor de documentos.Gestão de Procedimentos Específicos:Realizar a solicitação de banco de sangue quando prescrito.Controlar e providenciar a retirada de declarações de óbitos, realizando o agendamento e a retirada na Secretaria da Saúde - Liberdade.Monitoramento e Apoio Operacional:Avaliar se a remoção está dentro do prazo e monitorar com os familiares.Apoiar nas questões de RH, como dificuldades no ponto, problemas com vale-alimentação e transporte, e uniformes dos colaboradores.Apoiar na abertura de chamados para a Tecnologia da Informação.Apoiar nas solicitações de aditivos.Enviar notas fiscais (Gimba, hotelaria e higiene) por envelope via boy.Acompanhar e monitorar a pasta dos regulatórios.Suporte Geral:Prestar suporte às lideranças.Requisitos:Ensino médio completo (superior ou técnico na área da saúde ou administrativa será um diferencial).
Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente na área da saúde.Conhecimento e habilidade com ferramentas de comunicação (e-mail, WhatsApp) e sistemas de gestão.Excelente capacidade de organização e atenção aos detalhes.Proatividade e habilidade para resolver problemas de forma eficiente.Boa comunicação interpessoal e capacidade de trabalhar em equipe.Capacidade de lidar com múltiplas tarefas e gerenciar prazos.Habilidades Desejadas:Conhecimento básico sobre terminologia médica.Familiaridade com o sistema MV.Empatia e paciência no trato com pacientes e familiares.Este cargo é ideal para um profissional organizado, proativo e com grande senso de responsabilidade, que busca contribuir significativamente para o bem-estar dos pacientes e o funcionamento eficiente da instituição.