Resumo da Vaga
Uma empresa no segmento de produção cultural e eventos artísticos está selecionando uma assistente ADM para a diretora da empresa. As atividades incluem o papel multifuncional de braço direito da Diretora Executiva na gestão administrativa, comercial e de projetos.
Responsabilidades
O profissional será responsável por otimizar a rotina de trabalho, garantir a organização dos processos internos e dar suporte direto à captação de recursos e à submissão de novos projetos culturais. Realizando tarefas que incluem gestão de documentos e arquivos, atendimento telefônico e presencial, organização de agendas e viagens, e suporte estratégico e operacional.
Apoio Administrativo e Logístico
Atender chamadas telefônicas, mensagens e e-mails, recepcionar clientes e visitantes, e servir como ponto de contato entre diferentes departamentos e públicos.
Auxiliar na emissão e controle de faturas, elaboração de planilhas, e criação de relatórios e documentos para reuniões e apresentações.
Coordenar agendas, organizar viagens e reuniões, e colaborar com supervisores em projetos e na gestão de atividades internas.
Realizar cotações e aquisições operacionais, como passagens, hospedagens, materiais e suprimentos, seguindo as diretrizes da Diretora.
Suporte Comercial e de Relacionamento
Apoiar a prospecção de parceiros, clientes e potenciais patrocinadores, pesquisando oportunidades e contatos-chave para a empresa.
Auxiliar na preparação de apresentações e propostas comerciais, sob orientação da Diretora Geral.
Monitorar prazos de editais e oportunidades de fomento.
Secretariado Executivo e Gestão de Projetos
Apoiar a submissão de projetos em plataformas de leis de incentivo (como o SALIC) e em editais culturais.
Acompanhar as tarefas delegadas a parceiros e fornecedores, garantindo que o cronograma do projeto seja cumprido.
Detalhes da Vaga
Cargo: Assistente Administrativo de DiretoriaTipo de Contrato: CLT (Efetivo)Área profissional: Organização de Eventos/Produção CulturalCarga-horária: 44Número de vagas: 1
Benefícios
Vale Transporte ou Auxílio CombustívelAuxílio Alimentação
Requisitos e Competências
Formação Desejada: Ensino técnico ou superior cursando/em andamento em Administração, secretariado executivo, Gestão Financeira ou áreas correlatas.
Experiência Comprovada: Mínimo de 2 anos de experiência em funções de suporte administrativo, secretariado executivo ou em áreas similares.
Organização e Proatividade: Capacidade de gerenciar e priorizar múltiplas tarefas, e de antecipar problemas, apresentando soluções de forma autônoma e proativa. Capacidade de organizar o trabalho, gerir o tempo e manter a precisão nos detalhes.
Habilidades de Comunicação: Excelente comunicação verbal e escrita, com tato para lidar com diferentes públicos. Habilidade para comunicar-se eficazmente entre diferentes níveis hierárquicos e departamentos.
Domínio de Ferramentas: Proficiência avançada em Pacote Office (especialmente Excel e PowerPoint) e Google Drive. Familiaridade com plataformas de editais e leis de incentivo é um grande diferencial.
Perfil: Capacidade de trabalhar de forma independente, com alta responsabilidade e atenção aos detalhes. Capacidade de lidar com a pressão de prazos e adaptar-se a novas situações e demandas.
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