Diretora Administrativa do Espaço Volpi | Mentora de Médicos Empreendedores | Sócia do Ecossistema MAD
A Secretária será responsável por gerenciar todo o processo de conversão de leads, agendamento de consultas e gestão dos pacientes dentro dos programas médicos da clínica. Atuará com foco em garantir a experiência do paciente, a eficiência operacional e o cumprimento das metas de vendas e retenção.
Responsabilidades
1. Gestão da Agenda Médica: Organizar e gerenciar a agenda de consultas dos médicos, garantindo que todas as marcações sejam feitas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos. Monitorar a ocupação, otimizar horários, priorizar encaixes e retornos, responder prontamente a solicitações de ajustes ou cancelamentos.
2. Conversão e Gestão de Leads: Gerenciar leads recebidos por telefone, WhatsApp e campanhas de marketing; realizar o primeiro contato, qualificar e converter leads em consultas ou programas, nutrir leads não convertidos e promover ofertas sazonais.
3. Gestão Operacional dos Pacientes: Utilizar sistemas de prontuário eletrônico (EHR), Excel e CRM para registrar e acompanhar histórico dos pacientes, garantindo dados atualizados e acessíveis para a equipe médica e conformidade dos processos operacionais.
4. Monitoramento de Indicadores de Desempenho: Acompanhar KPIs como taxa de conversão, no-show, número de consultas, ticket médio; analisar resultados e sugerir melhorias nos processos.
5. Controle de Retenções e Resgates: Supervisionar a retenção de pacientes recorrentes, implementar estratégias de resgate de pacientes que desmarcaram ou estão em risco de abandono, e oferecer incentivos para retorno.
6. Gestão dos Pacientes de Programas Médicos: Acompanhar etapas de tratamento, registrar procedimentos, ser o ponto de contato entre paciente e equipe médica, manter comunicação regular para continuidade e sucesso do programa.
7. Comunicação com Pacientes (Telefone e WhatsApp): Realizar agendamento de consultas, procedimentos e programas, mantendo atendimento personalizado e acolhedor conforme normas da clínica.
8. Respostas e Gerenciamento de Mensagens no Kommo: Responder prontamente às mensagens do dia anterior, organizar demandas de comunicação e repassar recados importantes para a equipe médica.
9. Organização do Ambiente Médico: Assegurar que o salão de atendimento esteja sempre organizado e preparado, gerenciar logística de materiais e equipamentos utilizados nas consultas.
Qualificações
* Experiência anterior em vendas, atendimento ao cliente e/ou agendamento de consultas.
* Experiência no setor de saúde será um diferencial.
* Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, organização, gestão de tempo e negociação.
* Conhecimento técnico em sistema de prontuário eletrônico (EHR), CRM, Excel e WhatsApp Business.
* Comportamental: proatividade, empatia, orientação para resultados e capacidade de trabalhar em equipe.
* Período integral – segunda a quinta das 9h às 19h e sexta das 9h às 18h (44 h/sem).
* Benefícios: vale aquisição (VA), vale refeição (VR), vale transporte (VT), convênio médico após 90 dias, Gympass.
* Imprescindível já ter atuado como secretário de clínica.
* Conhecimento em pacote Office.
* Já ter trabalhado em clínica de alto padrão.
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