Auxiliar Administrativo e Operacional, Natal-RN
Descrição do Trabalho
Sobre PADF
A Fundação Pan-Americana para o Desenvolvimento (PADF) acredita na criação de um hemisfério de oportunidades para todos. Trabalhamos em toda a América Latina e no Caribe para tornar nossa região mais forte: mais saudável, mais pacífica, justa, resiliente e sustentável para as gerações atuais e futuras. Há 60 anos atendemos as comunidades mais vulneráveis, investindo recursos em todo o hemisfério. Somos parceiros e capacitamos a sociedade civil, os governos e o setor privado para o bem da região.
Visão Geral da Posição
A posição de Auxiliar Administrativo e Operacional, está localizada em Natal – RN e se reporta à Coordenadora de Abrigo. É responsável pelo apoio na organização e execução das rotinas do serviço de duas casas de acolhimento. Gerencia documentos, materiais e informações, além de apoiar a logística de eventos, deslocamentos e demandas da equipe e das comunidades. Mantém contato direto com as famílias acolhidas, realizando atividades como a entrega de cestas de alimentos e orientações sobre o serviço. Realiza pesquisas de preços, busca fornecedores, acompanha reuniões, elabora atas, produz relatórios e gerencia o material de expediente. Mantém diálogo constante com a equipe técnica, ouvindo demandas e oferecendo suporte administrativo e operacional. Contribui para o fluxo eficiente de informações e processos, garantindo o bom funcionamento do abrigo e um ambiente acolhedor e seguro.
Resumo das Principais Funções
As principais funções e responsabilidades do Coordenador(a) de Abrigo são as seguintes:
* Apoiar a elaboração, digitação e organização de relatórios, planilhas e registros administrativos, garantindo a organização de arquivos físicos e digitais.
* Manter atualizados os cadastros das famílias acolhidas e os arquivos físicos e digitais, zelando pela confidencialidade das informações.
* Controlar a movimentação, levantamento e inventário de materiais, insumos e equipamentos necessários ao funcionamento do acolhimento.
* Realizar pesquisas de preços e processos de compra, incluindo recebimento e armazenamento de materiais de consumo e limpeza.
* Organizar a rotina administrativa e a logística de entrega de cestas de alimentos e outros materiais para as famílias.
* Apoiar a organização da rotina administrativa do abrigo, garantindo o fluxo de informações entre equipe técnica, coordenação e demais funcionários.
* Auxiliar no deslocamento para compromissos externos (UBS, escolas, etc.) e oferecer suporte operacional em eventos, oficinas e reuniões.
* Apoiar o controle de frequência da equipe e das famílias em atividades internas e externas.
* Auxiliar na manutenção da ordem e organização dos espaços administrativos e coletivos, e apoiar serviços de manutenção predial e de infraestrutura.
* Manter atualizados os murais de avisos, comunicados e informações relevantes para a comunidade acolhida.
* Realizar inspeções nas unidades com o objetivo de verificar o bom funcionamento e a segurança das famílias acolhidas.
* Zelar pela confidencialidade das informações relacionadas às famílias acolhidas e ao funcionamento do abrigo.
* Colaborar na preparação de cronogramas de atividades e no monitoramento de prazos.
* Acompanhar reuniões e elaborar atas e dar suporte operacional em eventos e oficinas.
* Apoiar a coordenação na elaboração de documentos oficiais, ofícios e solicitações à rede de serviços.
* Prontidão para contribuir para o bom funcionamento do serviço, assumindo funções administrativas e operacionais conforme a demanda e observando necessidades emergenciais.
Conjunto de Habilidades Funcionais
* Adaptabilidade e flexibilidade para operar eficazmente em contextos humanitários complexos e em rápida mudança.
* Comunicação, escuta empática e não violenta, e habilidade para mediação e solução de problemas.
* Sensibilidade social e cultural.
* Foco, adaptabilidade e ética de trabalho.
* Capacidade de tomada de decisão.
* Capacidade de planejar, organizar e cumprir prazos.
Habilidades e Experiências
Requisitos
* Um ano (1) de experiência em distribuição e logística, compras e administrativo.
* Formação em Administração de Empresas de nível técnico ou Bacharelado, Gestão Comercial, Técnico em Logística, Secretariado Executivo e áreas afins.
* Conhecimento de Windows e pacote Office (especialmente Excel).
* Proficiência em aplicativos de software de gerenciamento de projetos atuais (conhecimento intermediário do usuário em software de processamento de texto e planilha) e sistemas de TI corporativos.
* Boa escrita, comunicação e habilidades interpessoais.
* Capacidade de organizar e cumprir prazos.
* Capacidade de trabalhar em equipe e abertura para responder positivamente a diferentes pontos de vista e críticas sobre seu desempenho individual, bem como fazer os ajustes necessários.
Qualificações Desejáveis
* Experiência prévia em projetos sociais em temas de migração e refúgio é uma vantagem.
* Espanhol intermédio ou avançado é um diferencial.
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