Objetivo do trabalho: O trabalho visa fornecer suporte administrativo e organizacional principalmente à diretoria, contribuindo para a eficiência e fluidez das operações diárias. A Secretária Executiva atua como um elo entre departamentos, facilitando a comunicação e garantindo que as demandas sejam atendidas de maneira eficaz. Este papel é essencial para a coordenação de atividades e a logística integrada da empresa.
Responsabilidades
Realiza o agendamento de reuniões e a organização de eventos internos, assegurando a disponibilidade dos participantes e a adequação dos ambientes.
Gerencia a correspondência e comunicação da equipe, filtrando informações e direcionando-as para os destinatários apropriados.
Apoia na elaboração e revisão de documentos administrativos, garantindo a qualidade e a clareza das informações apresentadas.
Auxilia no controle de despesas da área, organizando e monitorando relatórios financeiros e orçamentários.
Mantém arquivos e documentos organizados, garantindo fácil acesso à informação e conformidade com as políticas da empresa.
Interage frequentemente com diversos departamentos, promovendo um ambiente colaborativo e facilitando a troca de informações essenciais.
Fornece orientação básica a estagiários e colaboradores de nível júnior, auxiliando na integração e no desenvolvimento profissional.
Qualificações
Conhecimento prático em rotinas administrativas e de escritório, incluindo habilidades em informática e uso de aplicativos de escritório.
Habilidades de organização e gerenciamento do tempo, com capacidade para priorizar tarefas e cumprir prazos.
Boa comunicação verbal e escrita, com foco na clareza e objetividade na troca de informações.
Capacidade de resolver problemas de forma rápida e eficiente, demonstrando iniciativa nas atividades diárias.
Competência em atendimento ao cliente interno e externo, promovendo uma experiência positiva e colaborativa.
Qualificações educacionais: Desejável formação técnica ou superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.
Experiências profissionais: Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em ambientes corporativos. Estágios ou experiências de graduação na área administrativa serão considerados diferenciais.
CONHECIMENTOS, HABILIDADES: Conhecimento prático em metodologias de organização de tarefas, no uso de ferramentas de comunicação digital e em processos administrativos básicos. Familiaridade com rotinas de suporte patrimonial e logística pode ser uma vantagem.
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