Gestão Administrativa e Organizacional do DepartamentoOrganização e manutenção da agenda da equipe comercial (Gestor Comercial, Head de Relações Estratégicas e Executivos de Venda), incluindo agendamento e confirmação de reuniões internas e com clientes.Controle e registro de despesas de viagens e representação do departamento comercial, assegurando a conformidade com as políticas da empresa.Elaboração e apresentação de relatórios de viagens (com detalhamento de atividades, resultados e despesas) para aprovação da diretoria.Gestão de documentos internos do departamento comercial (contratos, relatórios, apresentações), mantendo arquivo organizado e acessível.Suporte Operacional ao Processo de VendasElaboração de propostas comerciais padrão, com base em templates aprovados, garantindo precisão de informações técnicas e comerciais.Acompanhamento do fluxo de aprovação de propostas, assegurando prazos e follow-up com os setores envolvidos (jurídico, técnico, diretoria).Preparação de materiais para visitas comerciais (kits de apresentação, documentação técnica, amostras).Emissão de ordens de serviço e comunicação com o departamento de pós-venda para garantir transição eficiente após o fechamento de vendas.Gestão de Informações e RelatóriosAtualização e auditoria periódica de dados no CRM (Pipedrive), garantindo integridade e confiabilidade das informações (contatos, atividades, estágios do funil).Geração de relatórios semanais e mensais de performance comercial (KPIs de produtividade, funil de vendas, previsão de receita).Apoio na preparação de apresentações para reuniões de diretoria e reviews mensais do departamento.Suporte à Logística e EventosOrganização logística de viagens nacionais e internacionais para a equipe comercial (passagens, hospedagem, transporte, vistos).Coordenação da participação em feiras e eventos (inscrições, reserva de estande, envio de materiais, apoio durante o evento).Gestão de estoque de materiais promocionais e merchandising do departamento comercial.Comunicação e AtendimentoTriagem inicial de leads e solicitações recebidas por canais gerais (e-mail, telefone), direcionando para os profissionais adequados.Suporte no atendimento a clientes, fornecendo informações básicas sobre prazos, status de propostas e agendamentos.Facilitação da comunicação interna no departamento comercial e com outros setores (marketing, pós-venda, financeiro).Atividades de Melhoria ContínuaSugestão e implementação de melhorias em processos administrativos do departamento comercial.Participação ativa na elaboração e atualização de manuais e procedimentos internos.Apoio na organização e logística de treinamentos e capacitações para a equipe comercial.Competências e Habilidades Requeridas:Organização e atenção a detalhesProatividade e autonomiaConhecimento em ferramentas de CRM (preferencialmente Pipedrive) e Pacote OfficeBoa comunicação verbal e escritaCapacidade de trabalhar sob pressão e com prazos curtosExperiência anterior com controle de despesas e logística de viagens