Manter contato com fornecedores e prestadores de serviços para várias necessidades relacionadas às instalações e coordenar atividades de manutenção e reparo de equipamentos e instalações do escritório, alinhadas com o coordenador de infraestrutura Hard da conta.Coordenar as atividades da recepção, incluindo o gerenciamento de visitantes e os sistemas telefônicosSupervisionar o manuseio, a distribuição e os serviços de correio e encomendas.
Também manter o estoque de materiais de escritório e fazer pedidos conforme necessário.Coordenar as reservas de salas de reunião e gerenciar as instalações para conferênciasOrganizar e supervisionar o layout do escritório e a alocação de espaço.Gerenciar protocolos de segurança, incluindo controle de acesso e crachás de visitantesGerenciar as solicitações de serviço por e-mail, telefone, Welink, WeChat e WhatsApp.Processar a solicitação registrando, despachando o serviço, rastreando, monitorando e encerrando ou encaminhando ao supervisor, se necessário.Trabalhar com o Planejamento de rotinas e procedimentos operacionais padrão para garantir o cumprimento de metas de KPI, monitorar SLAs e planejar ações de melhoria e recuperação.Atualizar com precisão as principais partes interessadas sobre o status do programa a qualquer momento.Gerenciar matricialmente a equipe operacional e administrativaColaborar com a equipe da cadeia de suprimentos na definição do escopo, visitas a fornecedores e gestão de desempenho.Identificar oportunidades para agregar valor por meio da qualidade, inovação e melhorias de custo.Estabelecer orçamentos anuais e acompanhar as despesas de acordo com os processos do cliente.Garantir o cumprimento da grade de treinamentos obrigatórios de toda a equipe.Divulgar e promover as políticas de Qualidade, padrões e práticas recomendadas em ISO, para todos os membros da equipe, bem como atender às auditorias.Garantir a guarda de evidências documentadas que suportam o processo de qualidade.Garantir que todos os procedimentos de saúde e segurança sejam seguidos e contribuir na investigação de incidentes, caso ocorram.Realizar visitas técnicas em todas as unidades periodicamente.Fornecer relatórios mensais com os registros do status das solicitações de serviçoFornecer relatórios financeiros rotineiros e específicos.
Superior completo em Engenharia, arquitetura ou administração.Inglês fluente.Experiência comprovada de 5 anos em gestão de facilities;Experiência em gestão e desenvolvimento de pessoas com equipes acima de 10 pessoas diretas.Experiência em ferramentas digitais de gestão de manutenção e limpezaPacote Office completo
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