Área e especialização profissional: Administração - Secretariado Nível hierárquico: Assistente Local de trabalho: União da Vitória, PR Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT Jornada Período Integral Principais Funções e Responsabilidades: 1. Atendimento e Comunicação Atender ligações, mensagens e visitantes, filtrando e direcionando as demandas corretamente. Redigir e responder e-mails institucionais da diretoria. Organizar e manter o fluxo de correspondências e comunicações internas. 2. Gestão de Agenda Gerenciar a agenda da diretoria e gerência, marcando compromissos, reuniões e viagens. Lembrar os responsáveis sobre prazos, reuniões e compromissos importantes. 3. Organização de Reuniões Agendar reuniões internas e externas, reservar salas e preparar materiais de apoio. Redigir atas e registrar os principais encaminhamentos. 4. Documentação e Arquivo Organizar arquivos físicos e digitais da empresa. Manter controle de prazos de validade de documentos institucionais. Realizar digitalização e arquivamento eletrônico de documentos. 5. Apoio Administrativo Solicitar e acompanhar demandas de compras simples (papelaria, coffee, material de escritório). Auxiliar no controle de pagamentos e solicitações administrativas. Apoiar a elaboração e revisão de documentos institucionais (propostas, comunicados, memorandos). 6. Suporte a Viagens Realizar cotações e reservas de passagens, hotéis e transporte. Preparar roteiros e organizar reembolsos de despesas. 7. Relacionamento Institucional Manter contato com fornecedores, clientes e parceiros da diretoria, organizando reuniões e atendimentos. Apoiar a organização de eventos corporativos, visitas institucionais e ações de relacionamento. 8. Serviços Externos (Rua/Cartório) Executar serviços em cartórios, correios, bancos ou outros órgãos externos quando necessário. Verificar e retirar correspondências em nome das empresas e dos sócios, tanto PJ quanto PF. 9. Suporte Pessoal à Diretoria Prestar suporte a demandas pessoais dos sócios e diretores da empresa, como pagamentos, reservas, entrega ou recebimento de documentos e outras atividades eventuais. Requisitos e Perfil Desejado: Discrição, organização e proatividade. Boa comunicação oral e escrita. Domínio de ferramentas como Word, Excel, Outlook e sistemas de gestão. Habilidade para lidar com múltiplas tarefas e sigilo profissional.