Garantir produtividade aos executivos através da antecipação de demandas e ser o ponto focal para facilitar a relação com a diretoria de forma empática e eficiente e gerenciar seu tempo de forma a distribuir as diferentes demandas e garantir a qualidade no atendimento aos diretores.
Quais serão suas principais responsabilidades?
Atende à Presidência e diretoria;
Efetuar o recebimento e triagem de correspondências da diretoria;
Organiza e divulga a agenda anual de reuniões de rotina dos gestores e diretores;
Coordena e mantém acompanhamento das agendas de reuniões internas e externas, reservando locais, observando disponibilidade de horários e datas, marcando e desmarcando os atendimentos e compromissos, conforme necessidade;
Mantém sintonia com as secretárias de outras entidades e gestores, de modo a atender da melhor maneira as diversas solicitações dos respectivos executivos;
Providencia reserva de passagens aéreas nacionais e internacionais, passaporte, vistos, hospedagens e transfers, verificando datas, horários, preços, disponibilidade e demais detalhes da viagem. Faz também os relatórios de despesas de viagem;
Faz relatório de reembolso de despesas diversas;
Administra a compra de mantimentos e materiais
Recepciona e anuncia visitantes;
Efetua, recebe, faz triagem e encaminha chamadas telefônicas, nacionais e internacionais direcionadas aos executivos;
Organiza e mantém arquivos de documentos;
Organiza e mantém lista de contatos atualizada;
Supervisiona as atividades da recepção e estagiária;
Faz o trabalho de recepção e atendimento telefônico
Confere e acompanha o pagamento das faturas referente aos serviços solicitados;
Responsável pela conferência das despesas realizadas nos cartões corporativos dos diretores e presidente;
Ensino Superior Completo;
Experiência como Secretária (o) Executiva (o);
Inglês Avançado (escrita e fala);
Frances Avançado (escrita e fala);
**Responsabilidades**:
- Controle, estruturação e remanejamento de agendas;
- Organização de visitas de clientes ao site;
- Estruturação de viagens.
**Requisitos**:
- Sólida experiência como Secretária de Executivos;
- Formação acadêmica em Secretariado ou áreas correlatas;
- Conhecimentos avançados/fluentes em inglês e Francês ;
- Obter fácil acesso a Raja Gabaglia em frente ao madre Teresa
Setor
Bancos
Tipo de emprego
Tempo integral
Tipo de vaga: Tempo integral
Salário: a partir de R$5.000,00 por mês
**Benefícios**:
- Vale-alimentação
- Vale-transporte
Horário de trabalho:
- Turno de 8 horas
Idioma:
- Francês (obrigatório)
- Inglês (obrigatório)
- Português (obrigatório)