Responsável pelo agendamento de reuniões, viagens e compromissos pessoais, empresariais e médicos (verificando as prioridades e readequação de horários quando necessário); triagem de chamadas, atendimento a visitantes, encaminhamento de demandas aos setores competentes, participação de reuniões entre equipes multiprofissionais, visitas de pacientes/famílias e viagens institucionais; coordenação de correspondência e documentação (recebimento, organização, envio de e-mails, cartas); controle de documentos confidenciais; apoio na elaboração de comunicações e materiais (redação de atas, relatórios, atas de reunião, apresentações executivas e apresentações em PowerPoint/alternativas); gestão de agenda de atividades administrativas (controle de prazos, lembretes, fluxos de aprovação e compliance básico); suporte à gestão de viagens fazendo o planejamento de roteiros, reserva de passagens e hotéis, e envio de relatórios de despesas; acompanhar nas viagens, treinamentos, reuniões, congresso etc.; controle de despesas e orçamento simples (lançamento de despesas, prestação de contas e acompanhamento de custos do departamento e pessoais); organização de eventos internos (preparação de reuniões, treinamentos, palestras e eventos corporativos); gestão de banco de dados e arquivos (manutenção de cadastros, arquivamento físico e digital, classificação e recuperação de informações) ; suporte administrativo ao time executivo (coordenação entre departamentos, preparação de briefings, revisão de agendas e priorização de demandas); atuação com confidencialidade e ética; controle de indicadores e relatórios; administração de contratos e compras simples (apoio em compras pessoais e corporativas, elaboração de solicitações de cotação e acompanhamento de entregas); dentre outras atividades.
Certificação Conhecimento
Graduando em Administração ou áreas afins. Conhecimentos em Pacote Office, Canva e Software de Gestão. Experiência como Secretária Executiva. Experiência com agendamento de reuniões, viagens e compromissos. Experiência com controle de documentos e com elaboração de comunicações e materiais (redação de atas, relatórios, atas de reunião, apresentações executivas e apresentações em PowerPoint/alternativas). Experiência com gestão de agenda de atividades e com suporte à gestão de viagens fazendo o planejamento de roteiros, reserva de passagens e hotéis e envio de relatórios de despesas. Disponibilidade para participar de viagens, treinamentos, reuniões, congresso etc. Experiência com controle de despesas e orçamento simples. Disponibilidade para viagens. Possuir CNH B, carro ou moto e flexibilidade de horários.
Benefícios
Assistência Odontológica
Combustível
Seguro saúde
Ticket alimentação
Vale-transporte
Horário de Trabalho
8h as 17h (Segunda a Sexta) e 8h as 12h (Sábado) - Necessária flexibilidade de horário
Informações Adicionais
Remuneração: Salário (R$ 4.000,00) + Plano de Saúde (Subsidiado Parcialmente) + Plano Odontológico + Seguro de Vida + Vale Alimentação (R$ 525,00/Mês) + Vale Transporte ou Auxílio Combustível + GymPass.
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