Assistente Administrativo
Responsabilidades – Assistente Administrativo Pleno (Programa Escola Protagonistas)
1. Suporte administrativo e operacional do programa
• Apoiar a coordenação do Programa Escola Protagonistas na organização e execução das rotinas administrativas e operacionais.
• Garantir que todas as demandas administrativas do programa estejam organizadas, registradas e acompanhadas até sua conclusão.
• Organizar e manter atualizados documentos, registros e relatórios do programa.
2. Controle de processos e documentação
• Elaborar, organizar e controlar documentos relacionados ao programa (listas, cadastros, formulários, termos, ofícios, relatórios e registros de entrega).
• Apoiar a formalização de contratos, termos de adesão e documentos de parceria com escolas, municípios e distribuidores.
• Garantir que a documentação do programa esteja completa e padronizada, seguindo orientações internas e exigências legais quando aplicável.
3. Organização de cronogramas, agenda e logística
• Controlar agendas e cronogramas de reuniões, formações, eventos e entregas vinculadas ao programa.
• Apoiar a logística de formações presenciais e online (convites, confirmações, listas de presença, estrutura, materiais, links, gravações e certificados).
• Acompanhar prazos e garantir alinhamento com as áreas envolvidas (pedagógico, comercial, marketing, TI e produção editorial).
4. Atendimento e comunicação com públicos do programa
• Realizar contato com escolas, gestores, professores, distribuidores e parceiros para alinhamentos operacionais.
• Organizar e responder comunicações institucionais do programa (e-mails, mensagens, confirmações e orientações).
• Registrar solicitações e demandas recebidas, garantindo encaminhamento correto e retorno dentro do prazo.
5. Controle de materiais, pedidos e distribuição
• Controlar pedidos de materiais físicos e digitais vinculados ao programa (kits, apostilas, brindes, materiais de formação).
• Apoiar processos de envio e distribuição, garantindo conferência de quantidades, endereços e prazos.
• Acompanhar entregas junto a transportadoras e fornecedores, registrando ocorrências e solucionando pendências.
6. Apoio no controle financeiro e prestação de contas
• Apoiar o acompanhamento de custos do programa (eventos, materiais, fornecedores, viagens e demandas operacionais).
• Solicitar orçamentos, organizar propostas e apoiar comparativos para tomada de decisão.
• Controlar e organizar notas fiscais, comprovantes e relatórios de despesas do programa, em alinhamento com o setor administrativo-financeiro.
7. Apoio à gestão e monitoramento de indicadores
• Apoiar a organização de dados do programa (escolas atendidas, cronogramas cumpridos, formações realizadas, adesões e entregas).
• Alimentar planilhas e sistemas internos com informações atualizadas e consistentes.
• Auxiliar na elaboração de relatórios periódicos para acompanhamento da gestão e tomada de decisão.
8. Interface com áreas internas e fornecedores
• Atuar como ponto de apoio operacional entre o Programa Escola Protagonistas e as demais áreas da Microkids.
• Acompanhar demandas junto a fornecedores e prestadores de serviço, garantindo alinhamento de entregas e prazos.
• Apoiar a organização de briefings e encaminhamentos internos, reduzindo retrabalho e falhas de comunicação.
9. Organização e melhoria contínua
• Propor melhorias de rotina administrativa, organização de arquivos, fluxos e checklists do programa.
• Apoiar a padronização de processos operacionais do Escola Protagonistas, contribuindo para maior eficiência e escalabilidade.
Requisitos e Competências
• Experiência anterior na área administrativa (nível pleno).
• Organização, disciplina e forte senso de responsabilidade com prazos.
• Atenção a detalhes e capacidade de lidar com múltiplas demandas simultâneas.
• Boa comunicação oral e escrita (e-mails, mensagens institucionais e alinhamentos com escolas).
• Domínio de Excel/Google Sheets e ferramentas de escritório.
• Capacidade de acompanhar processos e garantir execução até a conclusão.
• Proatividade, flexibilidade e boa capacidade de resolução de problemas.
• Familiaridade com ferramentas de organização (Trello, ClickUp, Notion ou similares) será diferencial.
Remuneração e Benefícios:
• Salário: R$ 4.800,00
• VA/VR: 1.500,00
• Day off no aniversário
• Apoio a capacitação (cursos, eventos, congressos, feiras como a Bett)
• Programa de bônus anual por cumprimento de metas de produção/prazos)
* Inscrições até o dia 12/05