Vaga para Secretária(o) Executiva(o) - Assistente Administrativo(a) Descrição Estamos em busca de um Assistente Administrativo(a) - Secretária Executiva(o) com alta capacidade de organização para ser o pilar de suporte operacional e estratégico do nosso escritório. Será a ponte fundamental entre as rotinas administrativas e o suporte direto aos sócios e advogados. Responsabilidades Prestar suporte administrativo aos sócios, advogados e à equipe administrativa, incluindo organização de agendas, salas de reunião, gestão de documentação e preparação de materiais de apoio. Atendimento telefônico e recepção de visitantes e clientes Fazer controle dos arquivos e documentos de forma organizada e acessível Garantir a funcionalidade das áreas comuns, administrando a compra e o estoque de materiais de escritório, insumos, equipamentos de TI, etc. Gerenciar e monitorar a reserva de todas as salas de reunião, assegurando a disponibilidade, organização e funcionalidade dos espaços (recursos, funcionamento de equipamentos) Suporte para a realização de eventos internos e externos, como contado com fornmecedores, materiais e organização do local. Prestar suporte direto às rotinas das equipes administrativas como RH, Financeiro(contas a pagar, receber, reembolsos) e marketing e jurídica, auxiliando na organização de documentos e processos. Suporte à equipe de facilities Suporte em auditorias trabalhista, auxiliando na organização da documentação e preparação de materiais. Alimentação de sistemas de gestão (tanto de clientes quanto internos) para assegurar o registro e o acompanhamento preciso de todas as interações e prazos. Formação Graduação completa ou cursando (a partir do 5º período), incluindo tecnólogo, em áreas como Secretariado Executivo, Administação ou áreas correlatas. Requisitos Atuação em rotinas como assistente administrativo(a) ou secretária excecutiva. Conhecimento em rotinas de auditoriass Conhecimentos em ferramentas de gestão de agendas Domínio em pacote Office, especialmente Excel e Power Point. Diferencial: Suporte à organização de documentos para auditorias trabalhistas. Competências e Habilidades Excelente comunicação verbal e escrita Organização e Planejamento: Capacidade de manter alto nível de organização em múltiplas frentes Dinamismo e Agilidade: Rapidez e proatividade na execução de tarefas e na resolução de problemas operacionais Senso de Prioridade: Habilidade para planejar o tempo, cumprir prazos e saber o que priorizar em um ambiente dinâmico