Sobre a vaga Buscamos uma Secretária Executiva organizada, proativa e altamente responsável para atuar no suporte administrativo e operacional da clínica, garantindo o bom funcionamento das rotinas internas, o atendimento inicial às famílias, a organização de documentos e o apoio direto à gestão e às equipes técnicas. Essa profissional será um ponto central da operação, lidando com informações sensíveis, múltiplos sistemas, prazos, comunicação institucional e processos internos, sempre em alinhamento direto com a diretoria. Principais responsabilidades Apoio Estratégico à Diretoria Responsável por auxiliar diretamente a diretoria nas demandas administrativas, operacionais e organizacionais do dia a dia, garantindo fluidez nos processos internos, cumprimento de prazos, organização de informações e suporte contínuo à tomada de decisões. Essa função exige visão ampla da operação, capacidade de transitar entre diferentes áreas (administrativo, financeiro, atendimento, contratos e organização interna), além de alto nível de confiança, organização, autonomia e senso de prioridade. - Apoio direto à diretoria na execução e acompanhamento de demandas diversas - Organização de informações, documentos, relatórios e controles solicitados pela gestão - Intermediação da comunicação entre diretoria, equipe técnica, prestadores de serviço e famílias - Acompanhamento de prazos, processos e rotinas estratégicas da clínica - Suporte na organização de contratos, entrevistas, agendas e processos internos - Atuação como ponto de apoio para resolução de demandas administrativas emergenciais - Organização e consolidação de informações estratégicas para apoio à tomada de decisão da direção Rotina administrativa e organizacional - Organização da recepção, salas de atendimento e ambientes comuns no início e no final do expediente - Controle de materiais, insumos, lanches, café, cápsulas e estoque em geral - Apoio à organização da limpeza e repasse de orientações à equipe de apoio - Controle de validade de produtos e descarte correto quando necessário Atendimento, relacionamento e comunicação Responsável por conduzir o contato inicial e o relacionamento com as famílias, oferecendo informações institucionais sobre os atendimentos e acompanhando a comunicação até o agendamento da primeira sessão ou avaliação, sempre de forma acolhedora, ética e alinhada às diretrizes da clínica. - Atendimento inicial a famílias via telefone e WhatsApp, com registro organizado das informações - Condução do primeiro contato e do relacionamento inicial com famílias interessadas nos serviços da clínica - Fornecimento de informações institucionais sobre atendimentos, processos, fluxos e funcionamento da clínica, conforme diretrizes estabelecidas - Registro, organização e acompanhamento de dados de possíveis pacientes, garantindo histórico e rastreabilidade do contato - Acompanhamento da comunicação com as famílias até a confirmação da primeira sessão ou avaliação - Manutenção de contato ativo para confirmações, retornos e alinhamentos necessários - Organização e acompanhamento de entrevistas de seleção - Encaminhamento à diretoria ou aos responsáveis técnicos das demandas que exigem definição estratégica ou clínica Gestão de documentos e contratos - Confecção, organização e envio de contratos, termos de parceria, distratos e cartas informativas via Clicksign - Salvamento, digitalização e organização de documentos físicos e digitais - Envio periódico de documentos e notas fiscais para a contabilidade - Controle e arquivamento correto de documentos obrigatórios Apoio financeiro e sistemas - Emissão e organização de notas fiscais (Alelo, prestadores de serviços, entre outros) - Acompanhamento de relatórios financeiros e de atendimentos no sistema ZenFisio - Controle de repasses financeiros de profissionais para a clínica - Organização de planilhas e controles internos Sistemas e ferramentas - Utilização diária de Google Drive, Google Agenda, Google Keep, Trello, Excel e WhatsApp Business - Cadastro e atualização de pacientes no sistema ZenFisio - Criação e edição de materiais institucionais no Canva (cartões, certificados e comunicados) - Operação básica de equipamentos: impressora, plastificadora, interfone e máquinas de café Apoio à gestão - Solicitação e comparação de orçamentos de prestadores de serviço - Acompanhamento de serviços autorizados - Comunicação constante com a liderança sobre demandas, prazos e ocorrências relevantes Perfil desejado - Organização, atenção a detalhes e senso de prioridade - Discrição e responsabilidade no manuseio de informações confidenciais - Boa comunicação verbal e escrita - Proatividade e capacidade de seguir processos com precisão - Facilidade com tecnologia, sistemas e ferramentas digitais - Capacidade de lidar com múltiplas demandas e rotinas estruturadas Diferencial da vaga Esta não é uma função operacional simples. A Secretária Executiva atua como braço direit