O Assistente de Coordenação desempenha um papel fundamental no suporte às atividades acadêmicas e administrativas de um curso, atuando como um elo entre alunos, professores e a coordenação. Suas responsabilidades abrangem desde o atendimento direto a discentes e docentes até a organização de eventos e a gestão de processos acadêmicos e administrativos.
Responsabilidades e atribuições
* Suporte Acadêmico a Professores: Prestar assistência a docentes em serviços acadêmicos e administrativos, como registro de notas, cadastro de horários e disciplinas, despacho de requerimentos e suporte com o sistema acadêmico.
* Atendimento e Orientação a Alunos: Atender demandas de alunos relacionadas a serviços acadêmicos (registro de notas, cadastro de disciplinas, aproveitamento de estudos, atividades complementares, etc.) e pendências, orientando sobre os procedimentos exigidos.
* Gestão de Documentação e Registros: Analisar documentação de atividades complementares e aproveitamento de estudos dos discentes, mantendo os dados e registros do curso atualizados no sistema acadêmico.
* Suporte em Processos de Matrícula: Apoiar nos processos de matrícula (PROUNI/FIES), auxiliando no cumprimento dos procedimentos específicos de cada um.
* Apoio na Organização de Eventos: Colaborar com os coordenadores na organização de eventos acadêmicos (seminários, congressos, palestras), realizando reservas de auditórios e solicitando suprimentos.
* Monitoramento e Controle: Monitorar relatórios de requerimentos pendentes, verificando o cumprimento de prazos e cobrando soluções das coordenações responsáveis.
* Suporte Geral à Equipe: Prestar suporte aos demais atendentes, oferecendo informações e serviços específicos do setor.
Requisitos e qualificações
* Formação Acadêmica: Nível superior completo ou em andamento em áreas relacionadas à Educação, Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins.
* Experiência Comprovada: Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em instituições de ensino ou em áreas que envolvam atendimento ao público e gestão de processos.
* Conhecimento de Sistemas Acadêmicos: Familiaridade e proficiência no uso de sistemas de gestão acadêmica para registro de notas, cadastro de disciplinas, controle de pendências e acompanhamento de requerimentos.
* Domínio de Ferramentas de Escritório: Proficiência no Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) para elaboração de documentos, planilhas e comunicação.
* Habilidade de Comunicação: Excelente comunicação interpessoal e escrita para interagir com alunos, professores, coordenadores e demais setores da instituição.
* Organização e Proatividade: Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas, estabelecer prioridades, manter a organização de documentos e informações, e antecipar necessidades.
* Capacidade de Resolução de Problemas: Aptidão para identificar problemas e buscar soluções eficazes, orientando os envolvidos de forma clara e objetiva.
* Atendimento ao Cliente/Usuário: Orientação para o atendimento de qualidade, prestando suporte e informações de forma cortês e eficiente.