Assistente Administrativo – Suporte à Presidência e Diretoria - Vaga para Mulheres - Diversidade
Empresa: Agente de Cargas Internacional - COMEX
Local: Santos - Regime: CLT - Presencial
Salário: R$ 2.500,00 + Bemefícios: Vale Refeição e Alimentação (R$ 1.200,00- Cartão Flah), Assistencia Médica e Dental - UNIMED, Vale Transporte e Day Off.
Descrição Geral
O Assistente Administrativo é responsável por apoiar a Presidência e a Diretoria em rotinas administrativas estratégicas, incluindo organização de reuniões, atendimento a clientes comerciais, gestão de compras, contratos, viagens corporativas e administração da frota de veículos. Atua com profissionalismo, sigilo e eficiência, garantindo fluidez e qualidade nos processos internos e externos.
Principais Funções e Responsabilidades
1. Suporte Direto à Presidência e Diretoria
* Organizar agendas, compromissos, reuniões e viagens corporativas.
* Preparar materiais, atas, relatórios, apresentações e documentos executivos.
* Realizar follow-up de pendências e prazos da diretoria.
* Assessorar reuniões e meetings do Presidente com clientes comerciais
, incluindo:
* Agendamento e coordenação de horários;
* Preparação de pautas, documentos e apresentações;
* Organização da sala, recursos e recepção de clientes;
* Registro das decisões e encaminhamento das ações após as reuniões.
2. Rotinas Administrativas (incluindo Compras)
* Elaborar e atualizar planilhas, relatórios e controles internos.
* Redigir, protocolar e arquivar documentos e correspondências.
* Atuar no processo de compras
, realizando:
* Solicitação de cotações e negociação com fornecedores;
* Emissão e acompanhamento de pedidos de compra;
* Controle de estoque de materiais e insumos;
* Follow-up de entregas e serviços contratados.
3. Gestão da Frota de Carros Corporativos
* Controlar a agenda, utilização e disponibilidade dos veículos.
* Acompanhar manutenção preventiva e corretiva.
* Gerenciar licenciamento, seguro, revisões e documentação dos veículos.
* Registrar quilometragem, abastecimentos, ocorrências e despesas da frota.
* Realizar interface com locadoras, oficinas e prestadores.
4. Administração de Contratos
* Controlar contratos administrativos e de prestação de serviços.
* Acompanhar vigências, renovações, aditivos e documentação obrigatória.
* Manter arquivo físico e digital atualizado, assegurando sigilo.
5. Atendimento e Comunicação Executiva
* Atender ligações, e-mails e demandas internas e externas.
* Recepcionar clientes estratégicos, fornecedores e parceiros comerciais.
* Facilitar a comunicação entre Presidência, Diretoria e demais setores.
* Apoiar a organização de eventos e reuniões corporativas.
* Inglês intermediário
* Cursando Administração de Empresas
,
Gestão Administrativa
ou
Relações Públicas
* Proatividade, organização e excelente comunicação
* Domínio do Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint e Outlook)
* Capacidade de negociação, sigilo profissional e atenção aos detalhes
* Facilidade para lidar com múltiplas demandas simultâneas
Intressadas: enviar curríuclo para:
,
com a sigla: ADM-COMEX