Elaborar, digitar, editar e encaminhar, sob orientação do superior imediato, ofícios, memorandos, informes, cartas e demais documentos de comunicação interna/externa do setor, em português, espanhol e inglês; Monitorar o recebimento, pelos destinatários, de comunicação interna/externa expedida pelo setor, bem como, sob orientação do superior imediato, fazer follow-up de informações, documentos, relatórios etc.
solicitados através deles;
- Manter contatos telefônicos e eletrônicos em português, espanhol e inglês com público interno/externo a organização a fim de trocar informações pertinentes ao exercício de suas atividades; Gerenciar os arquivos físicos e eletrônicos do setor, inclusive digitalizando e armazenando documentos, mantendo-os organizados e permanentemente atualizados, conforme as normas e padrões da Organização;
- Cadastrar, controlar e documentar, todo e qualquer tipo de movimentação financeira relacionada ao setor, mantendo o respectivo sistema de gestão permanentemente atualizado quanto às mesmas; Coordenar e executar os trâmites administrativos necessários para atender as agendas de viagens do pessoal do Setor (passagens, reservas, adiantamentos, vistos etc.
), providenciando também o ingresso da informação na agenda institucional de ausências;
- Assessorar a supervisão imediata, identificando fornecedores, solicitando cotações, analisando propostas e sugerindo opções de material, serviços etc.
para a realização de eventos do setor; Proporcionar suporte logístico à realização de eventos do setor, elaborando e enviando convites / correspondências, preparando documentos para impressão e realizando demais atividades de apoio administrativo, incluindo o exercício de secretaria durante ele;
- Realizar tarefas de apoio administrativo tais como receber visitantes, organizar entrevistas, fazer traduções, reprodução de documentos, realizar a tramitação da correspondência recebida, etc.
e executar outras tarefas correlatas, compatíveis com a sua função.
**Formação e experiências desejáveis**:
- Necessário: Ensino Médio completo.
- Desejável: Formação Técnica em Secretariado ou Administração.
Graduação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas afins.
- Essencial: 5 anos experiência em tarefas de escritório/administrativas ou áreas afins.
- Desejável: Experiência de trabalho em ambiente internacional.
- Idioma: Excelente conhecimento de português e conhecimento de espanhol e inglês.
- Informática: Domínio na utilização de sistemas operacionais, pacote Office (Word, Excel, Outlook, OneDrive, PowerPoint e SharePoint), navegadores de Internet, e programas de comunicação on-line como TEAMS, ZOOM, dentre outros.
**Local de Trabalho**: Centro Pan-Americano de Febre Aftosa e Saúde Pública Veterinária
**Bairro**: São Bento
**Cidade**: Duque de Caxias
**Benefícios**:
- Vale Transporte
- Vale Alimentação
- Refeição no Local
- Convênio Médico
- Convênio Odontológico
- Seguro de Vida em Grupo
- Auxílio Creche
**Horário de Expediente**: De segunda a quinta-feira das 08:15 às 16:15; e sexta das 08:15 às 15:00 (com 00:45 de almoço todos os dias)
**Salário**: R$ 5.394,00 mensal
**Informações Adicionais**:
- Os currículos recebidos para esta vaga poderão ser utilizados futuramente para preencher outras vagas semelhantes do mesmo nível.
Tipo de vaga: Efetivo CLT
Pagamento: R$5.394,00 por mês
**Benefícios**:
- Assistência médica
- Assistência odontológica
- Auxílio-creche
- Seguro de vida
- Vale-alimentação
- Vale-transporte
Horário de trabalho:
- De segunda à sexta-feira
Escolaridade:
- Ensino Médio completo (obrigatório)
**Experiência**:
- mais de 5 anos em tarefas administrativas ou afins (obrigatório)
- trabalho em ambiente internacional (preferencial)
- Pacote Office (obrigatório)
- Microsoft Word (obrigatório)
- Microsoft Excel (obrigatório)
- Microsoft Outlook (obrigatório)
- Microsoft Teams - Comunicação on-line (obrigatório)
- Zoom - Comunicação on-line (preferencial)
- Espanhol para conversação e escrita plenos (obrigatório)
Idioma:
- Inglês para conversação e escrita plenos (obrigatório)
- Português para conversação e escrita plenos (obrigatório)
Licença/Certificação:
- curso técnico em Administração ou Secretariado (preferencial)
- curso superior em Administração ou Secretariado ou correlato (preferencial)
Prazo para inscrição: 03/01/2025