Garantir que os requisitos de saúde e segurança sejam atendidos internamente, bem como junto às autoridades locais, e coordenar o suporte de manutenção. Monitorar serviços de limpeza e a temperatura do escritório para proporcionar um ambiente seguro para os funcionários da Petronas: Dutos e equipamentos de ar-condicionado Carpetes, cadeiras e cortinas Filtros de purificadores de água Elétrica e encanamento Controle de pragas e vetores Qualidade do ar e da água Plantas naturais Responsável pelos documentos operacionais da Petronas (licenças, Carteira da Entidade Legal Nacional, Vigilância Sanitária, Licença de Incêndio, qualidade da água e controle de pragas). Substituição de documentos de acordo com suas datas de validade no quadro de avisos. Compartilhamento de documentos com o LEGNET exigido por lei para a Petronas e o condomínio Torre do Rio Sul. Seguir os procedimentos de segurança do Edifício Rio Sul Tower e da Petronas Safety. Procedimentos para garantir a segurança de funcionários e contratados, como crachás de escritório e estacionamento, visitas ao escritório e orientações para novos funcionários. Liderar ações corretivas e preventivas para incidentes de porta a porta e reclamações de clientes, em colaboração com o departamento de HSSE. Procurando fornecedores para fornecer serviços que ofereçam as melhores condições de custo-benefício e preço. Implementando planos de manutenção preventiva para equipamentos. Manter todas as áreas de armazenamento limpas e organizadas. Solicitar e gerenciar o estoque de materiais de limpeza. Desenvolver e gerenciar o orçamento das instalações, garantindo a alocação eficaz dos recursos. Receber, revisar e lançar as faturas relacionadas a despesas de instalações e manutenção para aprovação. Buscar oportunidades para reduzir custos e aplicar controles orçamentários. Abastecimento de itens de cozinha e café da manhã. Solicitar pagamentos de prestadores de serviços regulares e ocasionais na área de instalações. Negociações para garantir as melhores decisões para a empresa. Outras atividades de manutenção: Máquinas de café Nespresso, móveis e eletrônicos. Liderar uma equipe de recepcionistas, auxiliares de copa e faxineiros. Orientar nas atividades diárias e guiar a equipe para garantir um trabalho eficiente e eficaz. Realizar reuniões semanais para manter uma boa comunicação entre o grupo, compartilhando experiências e informações pertinentes ao trabalho de cada funcionário. Responsável pela gestão de serviços, ações para planejar, implementar, gerenciar e aprimorar os serviços realizados pelas pessoas. Gerenciar projetos de pintura e reparos. Reparos de itens arquitetônicos, armários e portas. Ponto de contato para os funcionários em diversas solicitações. Monitoramento e análise dos serviços prestados para identificar falhas, possíveis gargalos e necessidades de melhoria. Negociação com proprietários de salas de escritório e do Condomínio Rio Sul Tower. Aplicação de pesquisas de satisfação e sugestões. A gestão de instalações engloba todas as práticas que ajudam a manter a infraestrutura da empresa. Apoio a equipe de RH, quando necessário (período de férias/lançamentos financeiros e etc.) Welcome new employees and prepare the onboarding kits. Storage and management of onboarding kit items (backpack, jacket, shirt, notebooks, extra kits) Support in purchasing gifts and items for internal and external events. Abrir A.S para o condomínio (solicitações de manutenção, estacionamento, credenciais, estacionamento de bikes e etc.) Controle de pagamentos de fornecedores; concessionárias e serviços extras. Controle de armazenamento de insumos de uso comum do escritório. Pedidos semanais de lista de insumos para café da manhã semanal, aniversariantes do mês e qualquer evento interno. Acompanhamento de atividades de manutenção do escritório (incluindo fins de semana). Tratativa com fornecedores. Negociação de contratos e gerenciamento de contratos de serviços, além de dirigir o trabalho de fornecedores externos, incluindo jardinagem, limpeza, encanamento e serviços elétricos. Avaliar o desempenho dos fornecedores e garantir a prestação de serviços de alta qualidade. Controle e guarda dos contratos assinados entre a Petronas e os prestadores de serviços (Sharepoint). Atentar para a validade dos contratos e para as cláusulas a serem cumpridas. Apoio a Eventos para Funcionários: Garantir pessoal e suporte logístico adequados para o programa de catering, o café da manhã de quinta-feira, aniversariantes do mês e outras atividades e eventos programados. Fornecer suporte logístico para eventos especiais externo (reuniões, eventos, comitê de festas) Coordenar coleta e armazenagem dos resíduos produzidos na empresa, descartando-os de maneira correta e sustentável (resíduos orgânicos, resíduos não orgânicos, pilhas e cápsulas de café Nespresso). Experiência com coordenação de contratos bilíngue comprovada em carteira Fluência em inglês LI-Onsite