SECRETÁRIA:Descrição da Vaga:Buscamos profissional para atuar como Secretária, prestando suporte administrativo e operacional à Presidência e à Diretoria da empresa, facilitando o fluxo de trabalho, organizando agendas e documentos, além de contribuir para as atividades e projetos da empresa, garantindo a organização, eficiência e agilidade nos processos administrativos.Responsabilidades:Gestão de Agenda: Organizar e controlar a agenda da Presidência e Diretoria, agendando compromissos, reuniões e viagens.Atendimento Telefônico, E-mail e Redes Sociais: Atender chamadas telefônicas, enviar e responder e-mails, e mensagens de WhatsApp, filtrando as informações e direcionando para os responsáveis conforme necessário.Organização de Reuniões: Planejar, agendar e organizar reuniões, providenciando materiais e informações necessárias.Elaboração de Relatórios e Documentos: Preparar relatórios, apresentações e outros documentos administrativos conforme a demanda da diretoria.Controle de Viagens: Organizar viagens, incluindo reservas de passagens, hospedagem, transporte e planejamento da logística.Atendimento a Fornecedores e Clientes: Realizar comunicação com fornecedores, clientes e outros stakeholders em nome da Presidência e Diretoria, garantindo a eficiência nos processos administrativos.Gestão de Documentos: Organizar e arquivar documentos e contratos de forma eficiente, garantindo fácil acesso e controle.Controle de Despesas: Gerenciar o controle de despesas de viagens e outros custos relacionados à diretoria.Comunicação Interna e Externa: Facilitar a comunicação entre os diversos departamentos da empresa e as partes externas.Conhecimento e Habilidades:Formação: Ensino superior completo ou cursando em Secretariado.Experiência: Experiência prévia em funções administrativas – em apoio à diretoria será um diferencial.Habilidades:Senso de organização e capacidade de multitarefa.Boa comunicação verbal e escrita.Proatividade e capacidade de tomar decisões rápidas.Conhecimento de ferramentas de produtividade, como Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), E-mail e WhatsApp.Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos rigorosos.Competências Desejáveis:Conhecimento em gestão de agenda executiva e logística de viagens.Fluência em inglês será um diferencial.Localização: Residir em São José dos Campos ou Jacareí.Disponibilidade: Disponibilidade para início imediato.Benefícios: Vale transporte, Auxílio alimentação.Carga horária semanal: 44 Horas.Regime de Contratação: CLT.Salário: Pretensão Salarial.
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