Grupo de empresa está em busca de um(a) profissional altamente organizado(a) e proativo(a) para atuar no suporte direto à alta liderança. Essa posição é fundamental para garantir a eficiência dos processos internos da diretoria, incluindo gestão de pessoas, organização de reuniões, controle de documentos e apoio administrativo a diversas áreas. O profissional será o elo entre a presidência, diretoria e demais setores da companhia, com atuação transversal em áreas como financeiro, jurídico, RH e comunicação com matrizefiliais.
Principais responsabilidades:
Gestão de Pessoas: Manter a equipe em constante atualização e evolução técnica e comportamental, por meio de treinamentos e troca de experiencias com especialistas de mercado, procurando mantê-los em sintonia com as tecnologias disponíveis, transmitindo os valores e culturas da empresa, com objetivo de motiva-las, capacita-las e orienta-las para o alcance das metas estabelecidas pela empresa. Controle de ponto no sistema Nexti dos colaboradores, e gestão de banco de horas, férias, e eventuais afastamentos.Secretariar a Diretoria: Prestar suporte principalmente ao presidente da empresa, mas também aos diretores em todo e qualquer assunto que se faça necessário, com o objetivo de manter um padrão de excelência dos serviços prestados.Controle de Atas: Executar controle de atas de reuniões, realizadas com os diretores e gerentes, arquivando-as para obter maior controle e organização.Requisição de Material de Escritório: Realizar requisição e controle de material de escritório utilizado por toda a empresa, mantendo assim os custos o mais baixo possível.Liberação de Notas Fiscais: Conferir, assinar e liberar todas as notas fiscais referentes aos gastos da diretoria, locação de veículos, utilização de taxi, passagens aéreas, quando necessário coletar a assinatura de aprovação dos diretores.Organização de Reuniões e Meetings: Organizar reuniões no ambiente da diretoria e também fora, meetings e eventos, apresentações, coffees, agendas.Controle de Documentação: Organizar e controlar junto ao jurídico, financeiro e RH, documentos como procurações, contratos sociais, documentos de diretores e gerentes, e todos os documentos referentes a diretoria.Prestação de Contas: Realizar prestação de contas, solicitação de reembolsos, cartão de crédito dos diretores, junto ao financeiro. Fornecendo os relatórios necessários, e comprovantes exigidos.Contato com a Matriz e Filiais: Prestar suporte a subsidiarias e matriz, em diversos departamentos, como RH, Jurídico e Financeiro.Tradução: Auxiliar a diretoria, e outros departamentos com algumas traduções pontuais de apresentações, e documentos, em alemão, inglês e espanhol.Sistema de Viagens: Fazer a gestão do sistema de viagens para os departamentos administrativos e de vendas, controlar relatórios, e manter o sistema sempre atualizado junto com a empresa prestadora de serviços. Solicitar e organizar viagens para os diretores, e gerentes das áreas atendidas, auxiliar funcionários em questão de procedimentos e eventuais dúvidas sobre o sistema. Fornecer relatórios esporádicos para a diretoria.
Requisitos técnicos:
Formação em Secretariado Executivo; Técnico em Secretariado Executivo com registro SRTE ou cursando para obter o registro.Inglês Avançado; Alemão Intermediário.Pacote Office Intermediário.
Perfil comportamental:
Organização, detalhismo, capacidade de resolução e proatividade.
* Local de trabalho: Diadema, SP
* Regime de contratação de tipo: Efetivo – CLT
* Jornada: Período Integral
* Nível hierárquico: Especialista