Descrição de Cargo: Assistente Administrativo
Garantir o fluxo eficiente das operações e o suporte contínuo aos pacientes, familiares e equipe multidisciplinar. O profissional será responsável por uma variedade de tarefas administrativas e de comunicação, focando na organização, agilidade e cumprimento de prazos.
Responsabilidades Principais:
* Gestão de Solicitações e Pendências:
* Avaliar e resolver solicitações pendentes de pedidos médicos, medicação não padrão, solicitações de aditivo, solicitações de consultas e outras demandas correlatas.
* Analisar e-mails e tomar as ações necessárias para resolver pendências.
* Comunicação e Documentação Digital:
* Registrar todas as entradas e saídas nos grupos de WhatsApp e manter os grupos atualizados.
* Organização de Documentos Médicos:
* Organizar documentos de remoções, incluindo a retirada de cópias da prescrição médica, pedido original de consulta externa, pedido de remoção e demais itens conforme rotina institucional.
* Agendamento e Suporte Logístico:
* Realizar a solicitação de agendamento para a Central de Agendamentos, quando pedido.
* Prestar suporte ao APH (Atendimento Pré-Hospitalar), entrando em contato com a empresa de remoção para solicitar serviços após a autorização da coordenação.
* Agendar exames específicos, como tomografias e demais exames, abrindo os chamados necessários.
* Gestão de Recursos e Suprimentos:
* Realizar o levantamento de materiais e itens de gráfica necessários, para prover a unidade.
* Monitorar e acompanhar a reposição das pastas de etiquetas.
* Interação com Pacientes e Familiares:
* Realizar o agendamento de reuniões com os familiares e o controle para que ocorra em até 07 dias da admissão.
* Participar de todas as reuniões com familiares, coordenação e equipe multidisciplinar, preencher a ata e incluir no sistema MV.
* Providenciar o levantamento de prontuários quando solicitado por paciente ou responsável legal.
* Organização e Controle de Prontuários:
* Verificar a inclusão de atestados.
* Realizar quinzenalmente a organização dos prontuários, retirando o excesso de documentos a cada 15 dias, checando a falta de documentação e enviando para o setor de documentos.
* Gestão de Procedimentos Específicos:
* Realizar a solicitação de banco de sangue quando prescrito.
* Controlar e providenciar a retirada de declarações de óbitos, realizando o agendamento e a retirada na Secretaria da Saúde - Liberdade.
* Monitoramento e Apoio Operacional:
* Avaliar se a remoção está dentro do prazo e monitorar com os familiares.
* Apoiar nas questões de RH, como dificuldades no ponto, problemas com vale-alimentação e transporte, e uniformes dos colaboradores.
* Apoiar na abertura de chamados para a Tecnologia da Informação.
* Apoiar nas solicitações de aditivos.
* Enviar notas fiscais (Gimba, hotelaria e higiene) por envelope via boy.
* Acompanhar e monitorar a pasta dos regulatórios.
* Suporte Geral:
* Prestar suporte às lideranças.
* Requisitos:
* Ensino médio completo (superior ou técnico na área da saúde ou administrativa será um diferencial).
* Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente na área da saúde.
* Conhecimento e habilidade com ferramentas de comunicação (e-mail, WhatsApp) e sistemas de gestão.
* Excelente capacidade de organização e atenção aos detalhes.
* Proatividade e habilidade para resolver problemas de forma eficiente.
* Boa comunicação interpessoal e capacidade de trabalhar em equipe.
* Capacidade de lidar com múltiplas tarefas e gerenciar prazos.
Habilidades Desejadas:
* Conhecimento básico sobre terminologia médica.
* Familiaridade com o sistema MV.
* Empatia e paciência no trato com pacientes e familiares.
Este cargo é ideal para um profissional organizado, proativo e com grande senso de responsabilidade, que busca contribuir significativamente para o bem-estar dos pacientes e o funcionamento eficiente da instituição.