A posição de Secretária Executiva / Assistente de Diretoria é responsável por gerir, representar e facilitar a rotina do Diretor. Faz gestão da agenda, marca reuniões, confecciona ATAS, faz followup de demandas e compromissos. Representa o Diretor quando necessário em reuniões, eventos e conversas para coleta de informações, posterior repasses e retorna, quando necessário, com orientações e / ou tomadas de decisões. Faz a gestão de compromissos, facilita deslocamentos, estadias, locomoção, contatos e comunicados. Faz apresentações, relatórios demais necessidades do Diretor.
- Realizar ações de secretariado a Diretoria Executiva.
- Organizar a agenda e os compromissos executivos.
- Executar tarefas administrativas como redigir e/ou digitar comunicados diversos.
- Elaborar planilhas, relatórios e apresentações.
- Triar e encaminhar ligações telefônicas e documentos.
- Recepcionar clientes internos e externos.
- Participar do planejamento e organização de eventos e reuniões.
- Negociar e providenciar a emissão de passagens, reservas de estadia.
- Inscrever as reuniões da Diretoria, bem como apoio aos demais expedientes de interesse da Diretoria.
- Emitir comunicados e/ou cartões diversos, conforme informações recebidas via comunciação oficial.
- Prestar apoio às áreas subordinadas à Diretoria.