* Gestão Administrativa e Organizacional do Departamento
* Organização e manutenção da agenda da equipe comercial (Gestor Comercial, Head de Relações Estratégicas e Executivos de Venda), incluindo agendamento e confirmação de reuniões internas e com clientes.
* Controle e registro de despesas de viagens e representação do departamento comercial, assegurando a conformidade com as políticas da empresa.
* Elaboração e apresentação de relatórios de viagens (com detalhamento de atividades, resultados e despesas) para aprovação da diretoria.
* Gestão de documentos internos do departamento comercial (contratos, relatórios, apresentações), mantendo arquivo organizado e acessível.
* Suporte Operacional ao Processo de Vendas
* Elaboração de propostas comerciais padrão, com base em templates aprovados, garantindo precisão de informações técnicas e comerciais.
* Acompanhamento do fluxo de aprovação de propostas, assegurando prazos e follow-up com os setores envolvidos (jurídico, técnico, diretoria).
* Preparação de materiais para visitas comerciais (kits de apresentação, documentação técnica, amostras).
* Emissão de ordens de serviço e comunicação com o departamento de pós-venda para garantir transição eficiente após o fechamento de vendas.
* Gestão de Informações e Relatórios
* Atualização e auditoria periódica de dados no CRM (Pipedrive), garantindo integridade e confiabilidade das informações (contatos, atividades, estágios do funil).
* Geração de relatórios semanais e mensais de performance comercial (KPIs de produtividade, funil de vendas, previsão de receita).
* Apoio na preparação de apresentações para reuniões de diretoria e reviews mensais do departamento.
* Suporte à Logística e Eventos
* Organização logística de viagens nacionais e internacionais para a equipe comercial (passagens, hospedagem, transporte, vistos).
* Coordenação da participação em feiras e eventos (inscrições, reserva de estande, envio de materiais, apoio durante o evento).
* Gestão de estoque de materiais promocionais e merchandising do departamento comercial.
* Comunicação e Atendimento
* Triagem inicial de leads e solicitações recebidas por canais gerais (e-mail, telefone), direcionando para os profissionais adequados.
* Suporte no atendimento a clientes, fornecendo informações básicas sobre prazos, status de propostas e agendamentos.
* Facilitação da comunicação interna no departamento comercial e com outros setores (marketing, pós-venda, financeiro).
* Atividades de Melhoria Contínua
* Sugestão e implementação de melhorias em processos administrativos do departamento comercial.
* Participação ativa na elaboração e atualização de manuais e procedimentos internos.
* Apoio na organização e logística de treinamentos e capacitações para a equipe comercial.
Competências e Habilidades Requeridas:
* Organização e atenção a detalhes
* Proatividade e autonomia
* Conhecimento em ferramentas de CRM (preferencialmente Pipedrive) e Pacote Office
* Boa comunicação verbal e escrita
* Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos curtos
* Experiência anterior com controle de despesas e logística de viagens