Vaga : Assistente Administrativo (Foco em Faturamento)
O profissional será responsável por operacionalizar e garantir a excelência de todo o ciclo de faturamento da empresa. A função exige o lançamento preciso de dados cadastrais, validação rigorosa de pedidos, emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e faturamento de boletos bancários, além do acompanhamento integral do fluxo até a expedição. O assistente terá um papel fundamental no relacionamento com a força de vendas, prestando suporte contínuo aos representantes comerciais e atendimento geral aos clientes para resoluções de rotina (como envio de segunda via de documentos e status de entrega), atuando como um elo estratégico entre os setores comercial, financeiro e logístico, e garantindo total conformidade fiscal.
Principais Responsabilidades e Atividades:
* Rotinas de Faturamento: Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) de venda, faturas, duplicatas, boletos, notas de devolução, remessa e retorno, assegurando a correta aplicação das naturezas de operação (CFOPs).
* Conferência e Validação de Dados: Análise minuciosa de pedidos de venda, conferindo divergências de itens, quantidades, valores, dados cadastrais (endereço, CEP, CNPJ/CPF) e parâmetros de impostos antes da autorização da nota no sistema.
* Suporte a Representantes Comerciais: Atendimento direto e ágil à equipe externa de representantes, esclarecendo dúvidas sobre o status de pedidos, trâmites de faturamento, prazos de liberação e questões básicas de tributação.
* Atendimento ao Cliente e Pós-Venda Administrativo: Prestar suporte geral aos clientes, realizando prontamente o reenvio de notas fiscais (arquivos XML e PDF), emissão de segunda via de boletos bancários e fornecimento de atualizações e códigos de rastreamento logístico.
* Conformidade Fiscal e Tributária: Acompanhamento e aplicação das regras fiscais vigentes para o setor de perfumaria e cosméticos, com especial atenção à correta parametrização de impostos (incluindo o conhecimento sobre a isenção de retenção de ICMS-ST no Estado de São Paulo).
* Tratativa de Exceções e Correções: Identificação ágil, análise de rejeições da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e correção imediata de notas fiscais denegadas ou rejeitadas por inconsistências de cadastro ou tributação.
* Interface com Logística (Picking/Packing): Organização do fluxo documental, repassando notas emitidas e romaneios de forma ordenada para a equipe de separação e expedição, garantindo que não haja gargalos entre a emissão e a saída da mercadoria.
* Suporte Administrativo e Financeiro: Apoio contínuo ao setor de cobrança, organização do arquivo físico e digital, e alinhamento com o setor comercial para destravar pedidos retidos.
Perfil Procurado e Habilidades:
* Experiência Profissional: comprovada na área de faturamento e em rotinas administrativas, com experiência direta no atendimento a clientes corporativos e suporte a representantes de vendas.
* Conhecimento Técnico (Sistemas): Domínio prático na operação de sistemas de gestão ERP (experiência prévia e aprofundada com o sistema TOTVS Protheus será considerada um grande diferencial).
* Domínio de Ferramentas: Nível intermediário a avançado em Microsoft Excel para manipulação e conferência de planilhas.
* Competências Comportamentais: Excelente comunicação interpessoal (oral e escrita) para lidar com clientes e vendedores, alto nível de atenção aos detalhes, organização metódica, capacidade de resolução de problemas e inteligência emocional para atuar como facilitador entre os departamentos.
Pacote de Benefícios:
* Vale Transporte (VT).
* Vale Refeição (VR).
* Seguro de Vida.
* Assistência Médica e Odontológica.
Horário e Local de Trabalho:
* Modalidade: 100% Presencial.
* Localização: São Paulo - SP (Bairro da Mooca).
* Carga Horária: Segunda a quinta-feira, das 08:00 às 18:00. Sexta-feira, das 08:00 às 17:00.