Perfil Comportamental:
A Secretária Executiva deve ser altamente organizada, detalhista, proativa e capaz de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente.
A discrição, a capacidade de tomar decisões rápidas e a habilidade para gerenciar o tempo de forma eficaz são essenciais.
Além disso, deve possuir um alto nível de integridade e compromisso com a excelência no atendimento ao cliente e suporte à liderança.
Responsabilidades Principais:
Gestão de Agenda:
Organizar e gerenciar a agenda dos executivos, agendar reuniões e compromissos.
Coordenar a logística de reuniões, incluindo reserva de salas, preparação de materiais e coordenação com participantes.
Gerenciar e priorizar solicitações de tempo, garantindo que os compromissos importantes sejam atendidos de forma eficiente.
Comunicação:
Redigir, revisar e formatar correspondências, relatórios e apresentações.
Manter uma comunicação eficaz com clientes, parceiros e outros membros da equipe.
Administração e Documentação:
Manter e organizar arquivos, documentos e registros de forma sistemática e acessível.
Preparar e revisar documentos para reuniões e apresentações, garantindo precisão e clareza.
Gerenciar e controlar materiais e suprimentos de escritório.
Suporte Logístico:
Coordenar viagens, incluindo reservas de transporte e acomodações.
Preparar relatórios de despesas e gerenciar orçamentos relacionados a viagens e eventos.
Organizar eventos corporativos, conferências e outras reuniões de negócios.
Relacionamento Interpessoal:
Servir como ponto de contato para comunicação entre a alta administração e outros departamentos ou stakeholders externos.
Construir e manter relações positivas com clientes, parceiros e outros membros da equipe.
Lidar com questões sensíveis com discrição e profissionalismo.
Habilidades e Qualificações:
Habilidades Administrativas:
Excelentes habilidades de organização e gestão do tempo.
Proficiência em software de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas de agendamento.
Habilidade para manter a confidencialidade e lidar com informações sensíveis.
Comunicação:
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
Capacidade de redigir correspondências e relatórios claros e precisos.
Habilidade para interagir eficazmente com diferentes níveis de funcionários e clientes.
Competências Interpessoais:
Capacidade de construir e manter relações positivas.
Habilidade para trabalhar de forma independente e em equipe.
Capacidade de lidar com situações de pressão e resolver problemas de forma eficiente.
Conhecimentos Técnicos:
Familiaridade com sistemas de gestão de escritório e ferramentas de produtividade.
Conhecimento de práticas e procedimentos administrativos.
Experiência com planejamento de eventos e organização de viagens.
Qualificações Desejáveis:
Formação acadêmica em Secretariado Executivo, Administração ou áreas relacionadas.
Experiência prévia como Secretária Executiva ou em um cargo administrativo similar.
Tipo de vaga: Efetivo CLT
Pagamento: R$1.454,11 - R$3.237,57 por mês
Horário de trabalho:
- De segunda à sexta-feira
Prazo para inscrição: 30/08/2024