Como Assistente Administrativo, você será uma peça-chave para o bom funcionamento das operações.
Esta é uma posição ideal para quem busca desafios na área comercial e gosta de colaborar com diferentes áreas da empresa.
**Responsabilidades e atribuições**
**1.
Emissão e Registro de Notas Fiscais**:
- Garantir a emissão correta e dentro do prazo das notas fiscais, observando as normas fiscais e tributárias vigentes.
- Registrar as notas fiscais em sistemas específicos, garantindo a integridade dos dados e sua conformidade com os processos internos.
- Atuar na análise e resolução de possíveis inconsistências nos registros fiscais.
**2.
Controle de Documentação de Contratos**:
- Gerenciar o ciclo de vida da documentação contratual, desde a coleta e análise até o arquivamento e controle.
- Garantir que os contratos estejam atualizados e em conformidade com as exigências legais e regulatórias.
- Prestar suporte às áreas internas na organização e consulta de documentos contratuais.
**3.
Criação e Divulgação de Informativos e Relatórios**:
- Desenvolver informativos internos e externos para comunicação de dados, novidades e indicadores estratégicos.
- Elaborar relatórios gerenciais que apoiem a tomada de decisão, consolidando informações relevantes para as áreas envolvidas.
- Divulgar informações de forma clara e eficaz para os públicos-alvo, utilizando diferentes canais de comunicação.
**4.
Controle de Reservas de Equipamentos**:
- Gerenciar o agendamento e controle de reservas de equipamentos, garantindo a disponibilidade conforme as necessidades operacionais.
**5.
Controle de Equipamentos Sublocados**:
- Garantir que a sublocação esteja devidamente documentada e os pagamentos sejam processados corretamente.
- Atualizar anualmente o registro de documentação que regula a sublocação, por meio de contratos e aditivos.
**6.
Report de Manifesto de Notas Fiscais**:
- Elaborar relatórios detalhados sobre a manifestação de notas fiscais, atendendo às obrigações legais e fiscais da empresa.
- Notificar e fazer follow up com filiais sobre volume e notas em manifesto fiscal.
- Apresentar relatórios regulares à liderança e às autoridades regulatórias, conforme solicitado.
**Requisitos e qualificações**
**Requisitos Técnicos**:
**Formação Acadêmica**:
- Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Gestão Comercial ou áreas correlatas.
**Conhecimentos em Ferramentas e Sistemas**:
- Domínio do pacote Microsoft Office, com foco em Excel
- Experiência com sistema SAP especialmente para emissão de notas fiscais e controle de contratos.
- Experiência prévia em rotinas administrativas, com foco em emissão de notas fiscais e controle de contratos.
- Capacidade de elaborar relatórios gerenciais e apresentações corporativas.
- Conhecimento básico em tributação fiscal e obrigações legais relacionadas a notas fiscais.
**Habilidades Comportamentais**:
- Organização e atenção aos detalhes: Fundamental para gerenciar documentação e processos com precisão.
- Proatividade e resolução de problemas: Capacidade de identificar e solucionar desafios operacionais com autonomia.
- Comunicação eficaz: Essencial para colaborar com diferentes áreas, elaborar relatórios claros e prestar suporte às equipes.
- Trabalho em equipe: Habilidade para atuar em sinergia com os times de vendas, logística e operações.
- Gestão de tempo: Organização para lidar com múltiplas demandas e prazos simultâneos.
A Brasif Máquinas é distribuidora das marcas:
Case Construction, uma das principais fabricantes de equipamentos de construção do mundo; Hyster-Yale, que é líder mundial de equipamentos para movimentação de materiais; FPT Industrial, sendo a Brasif Máquinas a primeira distribuidora master da marca para a linha de motores para vans, caminhões e ônibus, máquinas de construção e agrícolas, mercado marítimo e de geração de energia do Brasil.
Além disso, temos um robusto negócio de RENTAL, especializado em soluções para movimentação de materiais.
Atendemos aos mercados de Construção, Mineração, Usinagem, Energia, Petróleo & Gás, Movimentação de Materiais, entre outros.
Estamos presentes nos principais centros econômicos do país, atuando em São Paulo, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Rio de Janeiro, Espírito Santo, Goiás, Tocantins, Distrito Federal e Paraná (apenas locação).
Temos como objetivo manter a maior disponibilidade operacional e contribuir para que nossos clientes tenham uma produtividade progressiva e sustentável.
Por isso somos obstinados na qualificação de nosso corpo técnico e criteriosos na escolha dos fornecedores e parceiros para entregarmos o melhor custo total de propriedade nos produtos que comercializamos, a fim de prover aos nossos clientes o máximo de eficiência operacional.
Conectar, entender e entregar a melhor solução.
Essa é a nossa missã