Secretária Executiva – Assessoria Direta ao CEO
MISSÃO DO CARGO
Ser o principal suporte do CEO, atuando como guardiã da sua agenda, do seu tempo e da sua saúde. Esta profissional será o filtro final entre todas as demandas — internas e externas — e o CEO, garantindo que apenas o que é estratégico e indispensável chegue até ele. O compromisso primário é com o bem-estar e a produtividade do CEO, e não com as demandas dos coordenadores ou clientes.
PRINCÍPIO FUNDAMENTAL DO CARGO
* A lealdade primária desta função é com o CEO e sua qualidade de vida.
* Diferente dos coordenadores (cujo foco é o cliente), esta profissional existe para proteger o CEO.
* Dizer "não" em nome do CEO é parte essencial da função — não é falha, é competência.
RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES
1. Gestão e Proteção de Agenda
* Ser a única responsável pela agenda do CEO, com autonomia alta para aceitar, recusar ou reagendar compromissos.
* "É realmente necessária a presença do CEO?" Analisar criticamente cada solicitação de reunião antes de incluí-la, aplicando os critérios:
* Consultar o CEO apenas em casos críticos ou estratégicos, decidindo autonomamente nos demais.
* Garantir blocos de tempo protegidos para trabalho focado, almoço e descompressão.
* Implementar política de "agenda saudável": limitar número máximo de reuniões diárias e respeitar intervalos entre compromissos.
* Revisar semanalmente a agenda da semana seguinte com o CEO (max. 15 minutos).
2. Gestão de Comunicação e WhatsApp
* Assumir o gerenciamento completo do WhatsApp do CEO, substituindo a atual gestão feita pela Head de Sucesso do Cliente.
* Triar todas as mensagens, classificando por urgência e relevância.
* Responder mensagens operacionais e de rotina em nome do CEO, encaminhando ao coordenador responsável quando aplicável.
* Filtrar demandas que devem ser resolvidas pelos coordenadores sem envolvimento do CEO.
* Gerenciar e-mails, ligações e correspondências.
3. Interface com os 8 Coordenadores
* Atuar como filtro entre os coordenadores e o CEO, recebendo demandas e avaliando quais realmente exigem a participação dele.
* Solicitar que os coordenadores apresentem pauta e objetivo claro antes de qualquer solicitação de reunião.
* Redirecionar ao coordenador responsável as demandas que podem ser resolvidas sem o CEO.
* Acompanhar ações e prazos definidos pelo CEO, cobrando follow-up dos coordenadores.
* Estabelecer com a Head de Sucesso do Cliente um protocolo claro de escalonamento, reduzindo significativamente as reuniões desnecessárias.
4. Suporte à Vida Pessoal do CEO
* Gerenciar agenda pessoal e familiar, garantindo equilíbrio entre vida profissional e pessoal, cuidando dos compromissos pessoais.
* Acompanhar demandas da fazenda arrendada (pecuária): contatos com arrendatário, documentações, pagamentos e cronogramas.
* Apoiar a gestão das multipropriedades: contratos de locação, relacionamento com administradoras, calendário de uso/locação.
* Organizar viagens pessoais e de negócios (passagens, hospedagem, roteiro).
5. Presença em Eventos e Networking
* Pesquisar, selecionar e organizar a participação do CEO em eventos estratégicos do setor (congressos de contabilidade, finanças, investimentos, agronegócio e empreendedorismo).
* Cuidar de toda a logística de eventos: inscrição, credenciamento, deslocamento, hospedagem e agenda de networking.
* Preparar briefings prévios sobre os eventos: quem estará presente, oportunidades de conexão e pontos de interesse para o CEO.
* Garantir follow-up pós-evento: organizar contatos feitos, agendar reuniões de acompanhamento e registrar oportunidades identificadas.
6. Branding Pessoal e Marketing Digital do CEO
* Coordenar e apoiar a presença digital do CEO nas plataformas: Instagram, TikTok, LinkedIn e demais redes relevantes.
* Atuar como ponte entre o CEO e a equipe/agência de marketing: alinhar pautas de conteúdo, calendário editorial e aprovações, com posicionamento.
* Organizar gravações de conteúdo: agendar horários protegidos para produção de vídeos, fotos e stories, garantindo que não sejam cancelados por outras demandas.
7. Suporte Estratégico e Organizacional
* Preparar materiais, pautas e briefings para reuniões estratégicas e com clientes de maior porte.
* Registrar e acompanhar decisões, prazos e entregáveis.
* Apoiar o CEO em demandas relacionadas a BPO Financeiro, Planejamento Sucessório e investimentos, organizando documentos e informações.
* Manter organizado o arquivo digital e físico do CEO (documentos pessoais, contratos, procurações).
8. Guardiã da Saúde e Bem-Estar do CEO
* Monitorar sinais de sobrecarga na agenda e intervir proativamente, redistribuindo ou cancelando compromissos.
* Garantir que consultas médicas, autocuidado sejam tratadas como compromissos intocáveis na agenda.
* Alertar o CEO quando a carga de trabalho estiver se aproximando de níveis críticos.