Descrição
Oferecer suporte executivo de excelência aos líderes da organização, gerenciando agendas estratégicas e pessoais, coordenando viagens e eventos com eficiência, assegurando fluidez operacional e bem-estar, além de garantir o funcionamento impecável de rotinas administrativas.
Responsabilidades e atribuições
* Organização e otimização eficaz das agendas do Reinaldo, com controle absoluto de compromissos e pontualidade.
* Planejamento de viagens com 100% de aderência a prazos, preferências pessoais e orçamentos.
* Redução de imprevistos em eventos e reuniões em no mínimo 80%, por meio de checklists e coordenação antecipada.
* Entregas administrativas (notas fiscais, prestação de contas, suprimentos) com 100% de conformidade e zero retrabalho.
* Atendimento às demandas pessoais (consultas, exames, serviços) com antecipação e fluidez, promovendo conforto e segurança.
* Gestão efetiva da recepção e facilities, com salas sempre preparadas, estoque em dia e acolhimento padronizado.
* Garantia de alinhamento e cumprimento das rotinas com equipe de apoio (motoristas, recepcionistas, facilities).
Requisitos e qualificações
COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
* Zelo extremo: atenção a cada detalhe das rotinas executivas e pessoais, atuando com carinho e cuidado em cada entrega.
* Responsabilidade: protagonismo e senso de dono em todas as atividades, com foco em resultados e bem-estar dos executivos.
* Organização prática: capacidade de planejar, prever e executar com precisão, mesmo em ambientes dinâmicos.
* Discrição e ética: lidar com informações pessoais e estratégicas com absoluto sigilo e postura profissional.
* Comunicação clara e respeitosa: diálogo assertivo com todos os níveis da organização, mantendo empatia e eficiência.
* Capacidade de adaptação: flexibilidade diante de imprevistos, com agilidade para propor soluções práticas.
COMPETÊNCIAS TÉCNICAS
* Gestão de agendas complexas: conhecimento em ferramentas de calendário e organização de compromissos multifuncionais.
* Logística de viagens e eventos: planejamento completo, desde passagens até transporte e documentação.
* Suporte financeiro-administrativo: envio e categorização correta de notas, organização de reembolsos e controle de despesas.
* Supervisão operacional: gestão de recepção, facilities, lavanderia e fornecedores de forma integrada.
* Excelência em atendimento: recepção acolhedora e eficaz de convidados, clientes e parceiros.
* Gestão de compras e suprimentos: organização e reposição com base no consumo real e previsão de uso.
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