Secretária Executiva de Direção Bilíngue
Profissional responsável por oferecer suporte administrativo e operacional a três diretoras, assegurando o funcionamento eficiente das rotinas de gestão, comunicação e organização de agendas, reuniões e eventos. Buscamos uma profissional bilíngue, com perfil dinâmico, organizado e comunicativo, capaz de lidar com múltiplas demandas e diferentes perfis de liderança. É essencial ter inglês avançado, maturidade profissional, bom julgamento e sensibilidade institucional, atuando com postura profissional, discrição e proatividade em um ambiente educacional inovador e multicultural.
Responsabilidades e Atribuições
Gestão de Agendas e Compromissos: organização completa das agendas das Diretoras; agendamento de reuniões internas e externas, garantindo logística e materiais de apoio.
Atendimento e Comunicação: atendimento a demandas das equipes pedagógicas, administrativas e de direção; contato direto com parceiros institucionais e fornecedores (inclusive em inglês); elaboração e revisão de comunicados e e-mails institucionais em português e inglês.
Eventos e Viagens: planejamento e execução de eventos institucionais e internacionais (reservas de hotel, passagens, seguros, roteiros e itinerários); organização de reuniões e encontros de equipe, incluindo logística, materiais e cronograma; apoio completo às viagens acadêmicas.
Suporte Administrativo e Operacional: criação e controle de planilhas e relatórios (horários de aulas, relatórios de viagens, indicadores de equipe etc.); apoio na elaboração e tradução de documentos institucionais; agendamento de transportes (táxis, transfers); apoio aos processos de ingresso de novos alunos, em conjunto com o setor de admissões; apoio ao processo de seletivo das equipes.
Apoio Tecnológico: suporte para direção em plataformas virtuais (Zoom, Google Meet, Teams, etc.); operação de sistemas Microsoft Office e Google Workspace; organização e gestão de documentos digitais e compartilhados.
Requisitos e Qualificações
Ensino Superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Gestão ou áreas correlatas; pós-graduação em áreas afins será considerado diferencial.
Inglês avançado: nível C1 (CAE - Cambridge English).
Experiência em secretariado executivo, preferencialmente em instituições de ensino, ambientes bilíngues ou multinacionais; vivência internacional será considerada diferencial.
Pacote Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint); Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar, Meet); capacidade de elaboração de planilhas, relatórios e apresentações executivas; boa redação em português e inglês.
Perfil Desejado
Organização e Planejamento: capacidade de gerenciar múltiplas agendas e demandas simultâneas.
Senso de Urgência e Priorização; Comunicação Eficaz; Pensamento Analítico e Lógico; Postura Profissional; Proatividade e Autonomia; Flexibilidade e Adaptabilidade; Trabalho em Equipe.
Carga Horária
Ter disponibilidade para dedicação de 44H por semana. Local de Trabalho: Zonal Sul, Moema.
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