O Assistente Administrativo da clínica veterinária é responsável por suporte técnico e operacional às rotinas administrativas da área, atuando de forma proativa na organização de processos, controle de documentos, apoio à gestão financeira e administrativa, além de contribuir para a melhoria contínua das atividades e rotinas internas pertinentes a clínica veterinária.
Responsabilidades e Atribuições
* Realizar atendimento a clientes, fornecedores e visitantes, prestando informações e orientações com cordialidade, seja presencialmente, por telefone ou e-mail;
* Gerenciar e manter organizados os arquivos físicos e digitais, garantindo a integridade e acessibilidade dos documentos;
* Elaborar e analisar relatórios administrativos, planilhas financeiras, apresentações e outros documentos de apoio à tomada de decisão;
* Controlar e solicitar materiais de escritório, uniformes e outros suprimentos, assegurando a reposição adequada e o bom funcionamento da operação;
* Comunicar e divulgar avisos, políticas e comunicados internos, garantindo o alinhamento e engajamento das equipes;
* Realizar o acompanhamento e controle da manutenção de equipamentos, infraestrutura e sistemas administrativos da área;
* Apoiar atividades de logística, organização de arquivos legais, e eventualmente acompanhar pequenas obras ou melhorias no ambiente de trabalho;
* Contribuir para a melhoria dos processos administrativos por meio de sugestões e participação ativa nas rotinas da área;
* Secretariar o médico veterinário no agendamento de consultas, cirurgias e demais procedimentos; realizar a confirmação prévia com os tutores para redução do no-show na Clínica Veterinária.
* Zelar para que os atendimentos sejam prestados somente aos usuários cadastrados na instituição (cadastro social);
* Receber os usuários da Clínica Escola com respeito, cordialidade e empatia;
* Conferir a regularidade da matrícula do Aluno no Estágio Supervisionado;
* Realizar o pré-atendimento ao usuário para triagem e montagem das pastas para atendimento, mantendo controle dos prontuários, das fichas de atendimento e dos recebimentos relativos aos atendimentos prestados;
* Receber documentos para a realização do cadastro de usuários na clínica, encaminhando à Direção para aprovação;
* Responsabilidade no caixa e financeiro.
* Cumprir e fazer cumprir esse regulamento e demais normas institucionais;
* Atender as ligações dando andamento às demandas;
* Alimentar as planilhas de atendimentos.