Como Assistente Administrativo - Recepção sua missão será ser responsável pelas atividades de recepção da Instituição de Ensino, por meio de orientação a visitantes, clientes e alunos, atendimento telefônico e envio de recados, correspondências e atividades afins, garantindo o correto direcionamento da requisição e satisfação do usuário.
Responsabilidades e Atribuições
* Receber e realizar chamadas, transferindo-as para os departamentos adequados e fornecendo informações básicas aos chamadores.
* Receber e direcionar alunos, pacientes e fornecedores que chegam à clínica, garantindo uma recepção cordial e profissional.
* Organizar reuniões, consultas e reservas, utilizando sistemas de calendário ou software de agendamento apropriados.
* Receber, classificar e encaminhar correspondências (cartas, e-mails, pacotes) para os destinatários corretos.
* Registrar a entrada e saída de visitantes, assegurando a segurança e o cumprimento das políticas da clínica.
* Auxiliar em tarefas administrativas, como preparação de documentos, digitalização, arquivamento e organização de arquivos.
* Garantir que os registros e documentos estejam organizados e atualizados, permitindo fácil acesso quando necessário.
* Coordenar serviços de apoio, como reservas de salas de reunião e serviços de correio.
* Fornecer informações básicas sobre a clínica, seus serviços e produtos aos clientes e visitantes.
* Monitorar e reabastecer materiais de escritório e formulários necessários para o diretor da unidade.
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