MISSÃO DO CARGO
Atuar como o braço direito da CEO, garantindo que todas as áreas da sua vida pessoal e profissional funcionem com fluidez, agilidade e excelência. É responsável por otimizar o tempo, organizar compromissos, prospectar contatos estratégicos, acompanhar produções, controlar finanças operacionais e auxiliar na gestão executiva de empresas e projetos do grupo Bloom. É um cargo de execução, que exige iniciativa, discernimento e alta capacidade de resolver e entregar.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
1. Gestão de Agenda e Rotina da CEO
* Organizar, atualizar e acompanhar compromissos pessoais e profissionais;
* Prospectar ativamente pessoas estratégicas e marcar reuniões com parceiros, clientes e novos contatos;
* Gerenciar datas importantes: aniversários, eventos, deadlines, reuniões e compromissos pessoais;
* Marcar consultas médicas, organizar viagens e resolver pendências pessoais da CEO.
2. Representação e Comunicação
* Representar a CEO com clareza, firmeza e diplomacia em contatos estratégicos e negociações pontuais;
* Negociar condições com empresas, fornecedores e parceiros de forma objetiva;
* Redigir e-mails, propostas e mensagens com escrita profissional e linguagem adequada ao contexto;
* Responder prontamente demandas com autonomia e pensamento prático.
3. Apoio Operacional, Produção e Hospitalidade
* Acompanhar produções artísticas, eventos e ações de marketing;
* Realizar orçamentos, buscar fornecedores e coordenar detalhes operacionais;
* Gravar vídeos e bastidores da CEO, com noções básicas de edição (CapCut);
* Criar e postar conteúdos em redes sociais, principalmente Instagram;
* Servir café, água ou pequenos itens de recepção em reuniões e eventos;
* Recepcionar convidados e parceiros com simpatia, postura e atenção aos detalhes, garantindo uma experiência acolhedora e profissional.
4. Compras e Controle Financeiro
* Realizar controle de contas a pagar e receber, com conferência de extratos e cartões;
* Subir pagamentos no sistema para aprovação;
* Fazer conciliações bancárias e controle de pendências;
* Realizar cotações, juntar orçamentos e efetuar compras pessoais e corporativas com critério.
5. Logística e Mobilidade
* Organizar passagens, hospedagens e cronogramas de viagens nacionais ou internacionais;
* Dirigir quando necessário (habilitação ativa) para compromissos e eventos;
* Estar disponível para acompanhar presencialmente a CEO quando solicitado.
6. Organização e Clima Interno
* Manter o ambiente de trabalho organizado, funcional e respeitoso, como se fosse sua própria responsabilidade;
* Cumprir e fazer cumprir os direcionamentos e padrões estabelecidos pela CEO, contribuindo para o bom clima e o alinhamento da equipe;
* Ser o elo de cultura e comportamento, zelando pelo profissionalismo, pontualidade, organização e boa convivência entre colaboradores, prestadores e visitantes.
HABILIDADES ESSENCIAIS
* Perfil executor, com proatividade e atitude de resolução;
* Organização, detalhamento e pensamento pragmático;
* Comunicação clara, objetiva e estratégica;
* Inteligência emocional e comportamento discreto;
* Capacidade de entender o contexto e agir sem precisar ser solicitada;
* Noção financeira e habilidade com ferramentas administrativas e de produtividade;
* Facilidade com tecnologia, redes sociais, e ferramentas como CapCut, Canva, Google Drive e ChatGPT;
* Cuidado com a apresentação, hospitalidade e excelência no atendimento a convidados;
* Capacidade de manter o ambiente sob controle, com foco e alinhamento à cultura organizacional da CEO.
PERFIL IDEAL
* Mulher com experiência anterior como secretária executiva, produtora executiva, assistente de direção ou apoio a alta liderança;
* Disposta, comunicativa, com iniciativa e senso de responsabilidade;
* Comprometida com a rotina da CEO e com o crescimento dos projetos;
* Discreta, ética e leal, com habilidade para lidar com informações sensíveis e estratégicas.