Requisitos: Graduação em Administração ou área similar relacionado a secretariado.
Experiência anterior em função similar é essencial.
Conhecimento avançado do MS Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Deve ser uma pessoa proativa e motivada.
Fortes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo, e capacidade de priorizar em um ambiente multitarefa e acelerado.
Atenção aos detalhes.
Habilidades de comunicação escrita e verbal
Capacidade de trabalhar de forma eficaz com outros membros da equipe, com ou sem supervisão.
Confidencialidade e discrição profissional.
Aberto, acessível e flexível.
Habilidades com atendimento ao cliente.
Atividades:
Prestar apoio/atendimento nas funções de secretariado para os executivos da empresa, facilitando a rotina destes em atividades administrativas quaisquer.
Executar tarefas administrativas, como arquivamento, cópia, encadernação, digitalização etc.
Prestar apoio geral aos visitantes da empresa.
Gerenciar pedidos de reembolso de despesas online da equipe executiva, enviando e reconciliando relatórios de despesas.
Prestar apoio na organização de viagens e hospedagem para os colaboradores da sede.
Prestar apoio na organização de reuniões e teleconferências: organização logística, marcação de teleconferências, salas, táxis, serviços de correio, hotéis, etc.
Administrar e acompanhar a frota de carros da empresa.
Fazer a gestão/atendimento do escritório.
Atuar em parceria com o RH para atualizar e manter as políticas de escritório.
Garantir a inserção da nota fiscal e faturas na plataforma de gestão, e monitorar datas de vencimento e prazos evitando atrasos e multas.
Realizar a gestão de fornecedores relacionados às atividades do escritório e de secretariado.
Manter o inventário de suprimentos (controles, pedidos, pagamento e recebimento do produto).
Apoiar na organização do layout do escritório.
Apoiar na manutenção do escritório e na organização das reparações necessárias, em colaboração com a área técnica.
Apoiar a área de tecnologia no que diz respeito aos equipamentos.
Fazer a gestão de contratos e negociações com fornecedores, prestadores de serviços e locadores do escritório.
Apoiar na intermediação junto a fornecedores de gestão de instalações, incluindo serviços de limpeza, catering e segurança.
Benefícios:
Salário competitivo com o mercado
Programa de Participação nos Resultados
Plano de saúde
Plano odontológico
Seguro de vida em grupo
Vale-transporte
Vale-refeição/alimentação
Plano de previdência privada
Reembolso em farmácia
Auxílio creche
Auxílio formação
Wellhub
Trabalho híbrido
Licenças estendidas