Atender e direcionar chamadas telefônicas Organizar e agendar reuniões e compromissos Planejar reuniões e redigir atas detalhadas Escrever e distribuir e-mails, memorandos de correspondência, cartas, faxes e formulários Auxiliar na preparação de relatórios regulares Desenvolver e manter um sistema de arquivamento Atualizar e manter políticas e procedimentos do escritório Solicitar material de escritório e pesquisar novos negócios e fornecedores Manter listas de contatos Fazer reservas de viagens Enviar e reconciliar relatórios de despesas Prestar suporte geral aos visitantes Atuar como ponto de contato de clientes internos e externos Estabelecer uma ligação com os assistentes administrativos executivos e seniores para lidar com solicitações e consultas dos gerentes seniores Requisitos Experiência comprovada como assistente administrativo ou assistente administrativo de escritório Conhecimento de sistemas e procedimentos de gestão de escritório Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras e aparelhos de fax Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint, principalmente) Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo e capacidade de priorizar o trabalho Atenção aos detalhes e habilidades para solucionar problemas Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita Excelentes habilidades organizacionais com capacidade de realizar várias tarefas Diploma do ensino médio; qualificação adicional como assistente administrativo ou Secretária será uma vantagem