Diretora Administrativa do Espaço Volpi | Mentora de Médicos Empreendedores | Sócia do Ecossistema MAD
A Secretária será responsável por gerenciar todo o processo de conversão de leads, agendamento de consultas e gestão dos pacientes dentro dos programas médicos da clínica. Atuará com foco em garantir a experiência do paciente, a eficiência operacional e o cumprimento das metas de vendas e retenção.
Responsabilidades
Gestão da Agenda Médica: Organizar e gerenciar a agenda de consultas dos médicos, garantindo que todas as marcações sejam feitas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos. Monitorar a ocupação, otimizar horários, priorizar encaixes e retornos, responder prontamente a solicitações de ajustes ou cancelamentos.
Conversão e Gestão de Leads: Gerenciar leads recebidos por telefone, WhatsApp e campanhas de marketing; realizar o primeiro contato, qualificar e converter leads em consultas ou programas, nutrir leads não convertidos e promover ofertas sazonais.
Gestão Operacional dos Pacientes: Utilizar sistemas de prontuário eletrônico (EHR), Excel e CRM para registrar e acompanhar histórico dos pacientes, garantindo dados atualizados e acessíveis para a equipe médica e conformidade dos processos operacionais.
Monitoramento de Indicadores de Desempenho: Acompanhar KPIs como taxa de conversão, no-show, número de consultas, ticket médio; analisar resultados e sugerir melhorias nos processos.
Controle de Retenções e Resgates: Supervisionar a retenção de pacientes recorrentes, implementar estratégias de resgate de pacientes que desmarcaram ou estão em risco de abandono, e oferecer incentivos para retorno.
Gestão dos Pacientes de Programas Médicos: Acompanhar etapas de tratamento, registrar procedimentos, ser o ponto de contato entre paciente e equipe médica, manter comunicação regular para continuidade e sucesso do programa.
Comunicação com Pacientes (Telefone e WhatsApp): Realizar agendamento de consultas, procedimentos e programas, mantendo atendimento personalizado e acolhedor conforme normas da clínica.
Respostas e Gerenciamento de Mensagens no Kommo: Responder prontamente às mensagens do dia anterior, organizar demandas de comunicação e repassar recados importantes para a equipe médica.
Organização do Ambiente Médico: Assegurar que o salão de atendimento esteja sempre organizado e preparado, gerenciar logística de materiais e equipamentos utilizados nas consultas.
Qualificações
Experiência anterior em vendas, atendimento ao cliente e/ou agendamento de consultas.
Experiência no setor de saúde será um diferencial.
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, organização, gestão de tempo e negociação.
Conhecimento técnico em sistema de prontuário eletrônico (EHR), CRM, Excel e WhatsApp Business.
Comportamental: proatividade, empatia, orientação para resultados e capacidade de trabalhar em equipe.
Período integral – segunda a quinta das 9h às 19h e sexta das 9h às 18h (44 h/sem).
Benefícios: vale aquisição (VA), vale refeição (VR), vale transporte (VT), convênio médico após 90 dias, Gympass.
Imprescindível já ter atuado como secretário de clínica.
Conhecimento em pacote Office.
Já ter trabalhado em clínica de alto padrão.
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