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Auxiliar administrativo - secretaria escolar

Cachoeirinha
Colégio José Kentenich Ltda.
Assistente administrativo
Anunciada dia 29 julho
Descrição

Área e especialização profissional: Administração - RecepçãoNível hierárquico: AuxiliarLocal de trabalho: Cachoeirinha, RSRegime de contratação de tipo Efetivo – CLTJornada Período IntegralMissão do Cargo: Assegurar o bom funcionamento da secretaria da escola por meio de organização administrativa, atendimento ao público, clientes e interessados, bem como suporte à equipe diretiva e pedagógica, garantindo um ambiente acolhedor e eficiente para alunos, famílias e colaboradores.Principais Atividades:1.Atendimento ao Público e Comunicação:a.Recepcionar e orientar pais, responsáveis e visitantes com cordialidade, profissionalismo e realizando um encantamento no atendimento através do conhecimento de rotinas e realidades da escola;b.Atender e realizar chamadas telefônicas, responder mensagens em diferentes canais (whatsapp, agenda digital, e-mail, etc.)
e realizar contato com famílias, clientes, fornecedores e etc.
quando solicitado;c.Gerenciar a agenda escolar, organizando os compromissos, reuniões e eventos;d.Realizar o primeiro contato com famílias interessadas na escola, fornecendo informações e auxiliando na apresentação do espaço.2.Rotinas Administrativas e Financeiras:a.Realizar orçamentos e compras de materiais e insumos (material escolar, material de limpeza, materiais administrativos, materiais alimentícios);b.Auxiliar na organização e arquivamento de documentos da escola;c.Emitir e controlar documentos como declarações, documentos de alunos, documentos de pessoas autorizadas a buscar crianças;d.Auxiliar na organização de relatórios administrativos e na atualização de dados.3.Apoio à Gestão Escolar:a.Colaborar com a direção e coordenação no suporte a atividades pedagógicas, eventos, entrevistas etc.
;b.Controlar a entrada e saída de alunos, garantindo segurança e organização;c.Acompanhar alunos na recepção da escola, em sua entrada e saída;d.Separação e impressão de materiais pedagógicos.4.Relacionamento com Famílias e Alunos:a.Ser um ponto de apoio para famílias, esclarecendo dúvidas e prestando suporte necessário;b.Criar e manter um ambiente acolhedor e leve para alunos, famílias e equipe escolar;c.Auxiliar na comunicação entre escola e responsáveis, garantindo que informações importantes sejam transmitidas com clareza.
Competências Técnicas (Hard Skills): Ensino médio completo (Cursando Administração, secretariado e áreas afins, conhecimento pedagógico será um diferencial); Conhecimento em rotinas administrativas; Experiência em atendimento ao público; Habilidade no uso de ferramentas tecnológicas (Pacote Office, Whatsapp Business, Google Drive, Agendas Online); Noções básicas de orçamento e compras; Boa redação para responder mensagens e e-mails de forma clara e profissional; Organização de documentos e arquivamentos.Habilidades Comportamentais (Soft Skills): Boa comunicação e simpatia no atendimento; Organização e Gestão do tempo; Paciência e empatia para lidar com pais e crianças; Proatividade e capacidade de resolver problemas rapidamente; Trabalho em equipe e colaboração com a gestão e coordenação; Discrição e sigilo profissional na gestão de informação na gestão.

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